Mit Nuumera erledigen Sie Ihre Buchhaltung GoBD-konform und revisionssicher.
Verfahrensdokumentation für die Anwendung Nuumera
Auf dieser Seite finden Sie die erforderlichen Informationen, die Sie für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in den Teilbereichen Belegarchivierung und Buchhaltung bei Nutzung der Anwendung „Nuumera“ benötigen.
Eine vollständig umfassende Verfahrensdokumentation können wir nicht zur Verfügung stellen, da hierfür zusätzliche Unterlagen notwendig sind – zum Beispiel zu Ihrer eingesetzten Hard- und Software, Mitarbeitenden, Schulungen, Berechtigungen, Prozessen und weiteren organisatorischen Rahmenbedingungen.
Wenn Sie Fragen zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation haben, stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
Einführung
Über die Buchhaltungslösung „Nuumera“ der Firma Nuumera GmbH (im Folgenden „Nuumera“, „Dienstleister“) werden durch das nutzende Unternehmen steuerlich und handelsrechtlich relevante Dokumente, Belege und Daten (im Folgenden „Datenbestände“) extern erfasst und archiviert.
Die gespeicherten Datenbestände können für die vertraglich vereinbarte Aufbewahrungsdauer – mindestens jedoch für den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum zur Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich relevanter Unterlagen – online recherchiert und heruntergeladen werden.
Die Software von Nuumera umfasst unter anderem folgende Anwendungsteile:
- Belegarchiv
- Buchhaltungssoftware mit Journalfunktion
- Faktura
Bedienungsanweisungen zur Nutzung der Software
Die Nutzung der Software wird über mehrere in die Applikation integrierte „Produkttouren“ erläutert. Diese stehen nach dem ersten Login links unten zur Verfügung und bleiben sichtbar, bis alle Produkttouren vollständig abgeschlossen wurden.
Weitere Hinweise zur Verwendung der Software finden Sie in unserer Wissensdatenbank.
Technische Hintergrundinformationen
Die Anwendung Nuumera wurde auf der Backend-Seite in der Programmiersprache PHP unter Verwendung des Entwicklungsframeworks „Laminas“ umgesetzt.
Im Frontend wird JavaScript eingesetzt.
Als Datenbank wird eine relationale Datenbank (MariaDB) verwendet.
Unsere Webapplikation wird in einer dedizierten CentOS-Serverumgebung betrieben.
Archivierungsverfahren
In diesem Abschnitt werden die Übertragung, die Recherche, die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Datenbestände, Zugriffsmechanismen sowie das Gesamtverfahren beschrieben.
Digitales Belegarchiv
Beim Upload werden automatisiert die in der folgenden Übersicht aufgeführten internen Indexdaten erzeugt – insbesondere die fortlaufende, eindeutige Dokumenten-ID sowie der Zeitstempel des Archivimports.
| Field | Typ | Inhalt | Beispiel |
| guid | String | Global definierte, eindeutige ID (v4) | e7fc63a0-3c11-49f8-8882-00b16b892d44 |
| receipts_id | Integer | Intern definierte, eindeutige ID | 838197 |
| date_uploaded | Timestamp | Upload-Datum | 2018-09-10 15:27:50 |
| filename_original | String | Originaler Dateiname | beleg-2018073007871.pdf |
Durch die Belegerkennung von Nuumera werden folgende Daten ausgelesen:
- Belegdatum
- Gegenpartei
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Umsatzsteuersatz
- IBAN Gegenpartei
- USt.-ID Gegenpartei
Diese Informationen können vom Nutzer angepasst und gespeichert werden. Dabei werden sowohl das Datum der ersten Speicherung als auch das Datum der letzten Änderung dokumentiert.
Zusätzlich wird bei Dokumenten mit einer Länge von bis zu vier Seiten der per OCR erfasste Volltext übernommen und unveränderbar gespeichert. Ab einer Dokumentenlänge von mehr als vier Seiten wird die OCR aufgrund der längeren Verarbeitungsdauer nicht durchgeführt.
Buchhaltungssystem
Bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen werden die in der folgenden Übersicht genannten internen Indexdaten erzeugt – insbesondere die fortlaufende, eindeutige Buchungs-ID sowie der Zeitstempel der Erfassung.
| Field | Typ | Inhalt | Beispiel |
| guid | String | Global definierte, eindeutige ID (v4) | 19fb4f22-325a-4b65-87a3-50b47c2f392d |
| postings_id | Integer | Intern definierte, eindeutige ID | 3474440 |
| date_last_action | Timestamp | Buchungsdatum | 2018-09-10 18:15:45 |
| date_fixed | Timestamp | Festschreibedatum | 2018-09-10 18:15:22 |
Datenformate Belege
Für die Übermittlung an Nuumera sind folgende Dateiformate zugelassen:
PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF.
Für die (Volltext-)Recherche sowie die langfristig originalgetreue Reproduktion der Archivdaten werden Dokumente und Belege zusätzlich in das PDF-Format konvertiert und vorgehalten.
Import von Buchungssätzen und Bankbewegungen
Buchungsjournale können als CSV-Datei über die integrierte Import-Schnittstelle eingelesen werden. Ein ggf. vorhandenes Festschreibekennzeichen wird dabei berücksichtigt; das Festschreibedatum wird jedoch auf den Tag des Imports gesetzt.
Zusätzlich können Bankbewegungen ebenfalls im CSV-Format über dieselbe Import-Schnittstelle eingespielt werden. Alternativ lassen sich Bankbewegungen über eine Anbindung des Dienstleisters Qwist GmbH, Tink Germany GmbH oder über selbst entwickelte Anbindungen (u. a. zu PayPal und Stripe) verbinden und importieren.
Da stellenweise eine sogenannte „Scraping-Methode“ zum Einsatz kommen kann, lässt sich eine 100%ige Richtigkeit der über die Schnittstellen importierten Bankbewegungen nicht in jedem Fall garantieren.
Ein manueller Abgleich mit dem Kontoauszug wird empfohlen.
Übertragungsmöglichkeiten
Belege können über die folgenden gesicherten Wege an Nuumera übertragen werden:
Dropbox-Synchronisation
Dokumente werden in einem synchronisierten Dropbox-Ordner abgelegt. Aus diesem Ordner werden neue Dokumente durch Nuumera abgeholt und anschließend aus der Dropbox entfernt. Die erfolgreiche Übertragung wird per E-Mail bestätigt; dabei werden sowohl erfolgreich als auch nicht erfolgreich hochgeladene Dokumente aufgelistet.
E-Mail-Weiterleitung
Dokumente werden vom Nutzer an eine nutzerspezifische E-Mail-Adresse von Nuumera gesendet (als E-Mail-Anhang). Die Anhänge werden entnommen und im Archiv abgelegt. Die Übertragung wird per E-Mail bestätigt; auch hier werden erfolgreiche und fehlgeschlagene Uploads aufgeführt.
Manuell in der Anwendung
Der Nutzer wählt die hochzuladenden Dokumente auf seinem Computer aus und überträgt diese per SSL-verschlüsselter Verbindung direkt auf den Server von Nuumera. Das Ergebnis (erfolgreich bzw. fehlgeschlagen) wird unmittelbar angezeigt.
Übertragung per API
Zusätzlich können Belege über eine API-Schnittstelle an Nuumera übertragen werden. Die erfolgreiche Übermittlung wird durch einen entsprechenden Statuscode bestätigt. Hier finden Sie die API-Dokumentation.
Unveränderbarkeit
Die vom Nutzer übertragene Datei wird unmittelbar im Ursprungsformat gespeichert, mit den Werten „guid“, „receipt_id“, „date_uploaded“ und „filename_original“ angereichert und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in einem von der Webanwendung unabhängigen Object-Storage-System archiviert.
Der Zugriff auf die Datei erfolgt über eine ID, die nach autorisierter Anmeldung automatisch generiert und zur Legitimation des Abrufs übergeben wird.
Die archivierten Datenbestände sind grundsätzlich unveränderbar – sowohl die Dateien selbst als auch die intern erzeugten Indexmerkmale.
Berechtigte Nutzer können jedoch zusätzliche Indexmerkmale ergänzen sowie Erfassungsfehler in Indexinformationen (z. B. Gegenpartei, Rechnungsnummer) korrigieren.
Ein physisches Löschen bereits hochgeladener Dokumente ist grundsätzlich nicht möglich. Wird ein Dokument vom Nutzer „gelöscht“, kann es über die Filteroption „Gelöschte Dokumente anzeigen“ weiterhin sichtbar gemacht werden.
Ort der Archivierung
Die Archivierung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren über den Anbieter Amazon Web Services EMEA SARL in Frankfurt am Main.
Recherche
Die Suche in Nuumera erfolgt über eine Weboberfläche – entweder per Volltextsuche (bei Dokumenten bis zu vier Seiten) oder über die bei der Archivierung erkannten bzw. nachträglich ergänzten Indexbegriffe.
Anmeldung
Der Zugriff auf die Weboberfläche ist durch SSL-Verschlüsselung abgesichert. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzername und Kennwort. Falls ein Passwort vergessen wurde, kann es über eine Zwei-Wege-Authentifizierung zurückgesetzt werden.
IT-Sicherheit
Sicherheit und Verfügbarkeit sind zentrale Anforderungen der beschriebenen Anwendung. Die Datensicherungsmaßnahmen zielen darauf ab, Risiken wie Unauffindbarkeit, Vernichtung, Manipulation oder Diebstahl von Dateien zu minimieren. Die IT-Sicherheit (Sicherheitsmaßnahmen, Datensicherheit und Datenschutz) wird insbesondere durch folgende Punkte gewährleistet:
- Deutsche Rechenzentren, zertifiziert nach ISO 9001, 27001, 27017 und 27018
- Sicherheitsaudits der Rechenzentren auf Bankenstandard
- Aufbewahrung nach gesetzlichen Fristen auch im Kündigungsfall
- DSGVO-konformer Datenschutz
- SSL-verschlüsselte Datenübertragung
- Mehrfach tägliche Backups nach unterschiedlichen Sicherheitskonzepten
- Snapshots
- Inkrementelle Backups
- RAID-Konfiguration der Serverinfrastruktur mit mehrfacher Datenspiegelung
Unterstützung des Datenzugriffs der Finanzbehörden im Prüfungsfall
Über die Weboberfläche von Nuumera kann ein Prüferzugang eingerichtet werden. Nuumera stellt jedoch keine Auswertungen bereit, die dem Ursprungssystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht vollständig entsprechen. Zur Erfüllung der GoBD-Anforderungen bleiben die an Nuumera übertragenen Datenbestände daher auch nach der Archivierung in den operativen Systemen verfügbar. Damit ist der Lesezugriff im Rahmen einer Außenprüfung durch die Finanzbehörden (Z1-/Z2-Zugriff) sichergestellt.
Wird im Prüfungsfall eine Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) angefordert, stellt Nuumera die verlangten Daten – unabhängig von in den Produktivsystemen vorhandenen Schnittstellen – nach dem unten genannten Standard innerhalb von 14 Werktagen nach Anforderung durch das Unternehmen bereit:
1. Export-Datei (CSV) mit folgenden Spalten:
Datum; Buchungsdatum; Festschreibedatum; Betrag; Währung; Sollkonto; Habenkonto; Steuerschlüssel; Buchungsnummer; Beleglink; Festschreibekennzeichen; Kostenstelle
Zusätzlich werden je zugewiesenem Beleg in weiteren Spalten folgende Angaben ausgegeben:
Rechnungsnummer; Gegenpartei; Umsatzsteuer; Betrag; Beleglink (GUID); Upload-Datum; Original-Dateiname
2. Belegbild-Export:
In einer XML-Datei, die nach Maßgabe der „DATEV XML-Schnittstelle“ aufgebaut ist, wird die Zuordnung von Belegen anhand der GUID zu den jeweiligen Buchungssätzen in Fremdsystemen ermöglicht.
Hinweis: Aktuell werden nur solche Belege exportiert, die auch buchhalterisch erfasst wurden (entweder debitorisch/kreditorisch gebucht oder einem Buchungssatz – z. B. auf Basis einer Bankbewegung – zugeordnet).
Migrationskonzept
Die Rückgabe (Umfang, Formate, Verzeichnisstrukturen und Datenträger) sowie die anschließende Löschung der archivierten Datenbestände in Nuumera durch die Nuumera GmbH sind im folgenden Migrationskonzept beschrieben:
Wenn das Vertragsverhältnis endet und gesetzliche Vorgaben keine abweichenden Fristen vorsehen, werden die Daten in Nuumera nach Ablauf einer 10-Jahres-Frist gelöscht.
Sofern der Anwender eine Migration der Daten in ein Fremdsystem wünscht, kann dies in folgenden Formaten erfolgen:
- „DATEV-Datei“ (Buchungssätze im CSV-Format)
- ZIP-Ordner inklusive XML-Datei nach Maßgabe der „DATEV XML-Schnittstellenbeschreibung“
Darüber hinaus können die Daten auch im oben beschriebenen Prüfungsexport übernommen und in Fremdsysteme wie z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden.
Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Nuumera wird von der Nuumera GmbH entwickelt und betrieben. Im Rahmen der Softwarewartung erbringt die Nuumera GmbH den First- und Second-Level-Support. Der First-Level-Support umfasst:
- Informationen zum Produkt und dessen Weiterentwicklung
- Bereitstellung neuer Programmstände
- Störungsanalyse und Unterstützung bei Störungen
- Telefonservice und Wartung
Der Second-Level-Support beinhaltet im Wesentlichen:
- Bereitstellung fehlerbereinigter Programmstände, Upgrades und neuer Softwareversionen
- Unterstützung bei der Durchführung des First-Level-Supports
Für weitere Fragen zur Anwendung oder zu den Inhalten dieses Artikels wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.