Auslagen oder Privateinlagen können entweder über ein manuell eingerichtetes Basiskonto oder alternativ im Bereich „Erweitert“ erfasst werden.
Was versteht man unter Auslagen bzw. Spesen?
Als „Auslagen“ oder „Spesen“ bezeichnet man (Vor-)Zahlungen, die eine Person im Auftrag des Unternehmens tätigt, zum Beispiel für Mitarbeitergeschenke, Porto, Büromaterial oder die Bewirtung von Kunden. Diese Zahlungen unterscheiden sich von anderen Ausgaben dadurch, dass sie dem Zahlenden vollständig und eins zu eins erstattet werden. Wirtschaftlich handelt es sich dabei nicht um eine Gegenleistung, sondern lediglich um die Weitergabe tatsächlich entstandener Kosten. Auslagen werden meist vom Unternehmer selbst oder von Mitarbeitenden übernommen.
Auslagenkonto einrichten und Spesen verbuchen
Wenn regelmäßig Auslagen für das Unternehmen anfallen, empfiehlt es sich, für jeden Inhaber, Gesellschafter oder auch Mitarbeiter ein eigenes Auslagenkonto als „Basiskonto“ anzulegen.
Dies erfolgt in Nuumera unter „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“, indem Sie auf „+ Neues Konto“ klicken und ein „Sonstiges Basiskonto“ erstellen. Für Einzelunternehmen eignet sich in der Regel das Vorlagenkonto Privateinlagen (1890 | 2180*), für Gesellschaften das Vorlagenkonto Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern (730 | 3510*). Die zulässigen Nummernkreise werden direkt im Feld „Buchungskontonummer“ angezeigt.
*(SKR03 | SKR04)
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Basiskonten anlegen.
Das angelegte Auslagenkonto funktioniert ähnlich wie ein Bank- oder Kassenkonto: Sie sehen jederzeit den aktuellen Kontostand und damit auch, in welcher Höhe dem Inhaber oder Mitarbeiter noch Auslagen zustehen.
Ist für dieses Konto die Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ aktiviert, wird bei der Belegzuweisung automatisch eine Zahlung erzeugt und ein entsprechender Buchungsvorschlag erstellt. Die Verbuchung erfolgt direkt auf dem Basiskonto im Bereich „Zahlungen“.
Auslagen ausgleichen
Beim Ausgleich von Auslagen buchen Sie im Bereich „Zahlungen“ den Geldabgang vom Bankkonto gegen das Konto Geldtransit (1360 | 1460)*. Parallel dazu legen Sie auf dem Auslagenkonto eine manuelle Zahlung als Geldeingang in gleicher Höhe an. Dies erfolgt über das Kontextmenü oben rechts mit der Option „manuelle Zahlung hinzufügen“. Auch diese Buchung erfolgt gegen das Konto Geldtransit (1360 | 1460)*.
Auf diese Weise ist das Geldtransitkonto wieder ausgeglichen und die angesammelten Auslagen wurden vom Firmenkonto auf das private Konto ausgezahlt.
Für diese Vorgehensweise ist übrigens keine separate Auslagenrechnung erforderlich. Die einzelnen Belege werden direkt auf dem Auslagenkonto verbucht.
Auslagen buchen ohne eigenes Basiskonto („Erweitert“)
Privateinlagen – also private Auslagen für Ihr Unternehmen, die weder über das Bank- noch über das Kassenkonto laufen – können alternativ auch direkt über das erweiterte Buchen erfasst werden. Geeignete Konten sind Privateinlagen (1890 | 2190)* bei Einzelunternehmen oder Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern (GmbH, 730 | 3510)*.
*(SKR03 | SKR04)
Im Einzelunternehmen buchen Sie im Bereich „Erweitert“:
In einer GmbH buchen Sie im Bereich „Erweitert“:
Treten solche Buchungen häufiger auf, ist es empfehlenswert, ein eigenes Basiskonto für Auslagen einzurichten.