Um Rechnungen und Gutschriften miteinander zu verrechnen bzw. diese als „bezahlt“ zu markieren, können – je nach Sachverhalt – entweder Zahlungen zugewiesen oder ein Interimskonto verwendet werden.
Allgemeines zu Gutschriften
Die folgende Beschreibung bezieht sich auf den Umgang mit Gutschriften und nicht auf Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen. Grundsätzlich kann mit Rechnungskorrekturen bzw. Stornorechnungen jedoch in ähnlicher Weise verfahren werden.
Teilgutschrift mit zugehöriger Zahlung
Wurde eine Gutschrift nur über einen Teilbetrag erstellt und existiert zu diesem Geschäftsvorfall eine Zahlung, weisen Sie sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift dieser Zahlung zu. Anschließend kontieren Sie die Zahlung bitte auf Aufwand bzw. Ertrag oder gegen das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto, über das die Rechnung und die Gutschrift eingebucht wurden (sofern dies erfolgt ist).
Vollständige Gutschrift ohne Zahlung (ohne Debitoren/Kreditoren)
Steht einer Rechnung eine vollständige Gutschrift oder Stornorechnung gegenüber und es findet keine Zahlung statt, können Rechnung und Gutschrift in Nuumera derzeit nur über einen Workaround als „bezahlt“ markiert werden.
Dazu erstellen Sie eine Zahlung auf einem Ihrer sonstigen Basiskonten. Verwenden Sie hierfür ein Datum in der Vergangenheit, sodass die Transaktion außerhalb des eigentlichen Buchhaltungszeitraums liegt. Ideal ist z. B. ein Datum im Jahr vor Beginn Ihrer Buchhaltung in Nuumera.
Beispiel: EUR 0,01 am 01.01.2020, wenn Ihre Buchhaltung ab 2021 startet. Diese Zahlung buchen Sie gegen ein Interimskonto (1590 | 1370)*.
*(SKR03 | SKR04)
Dieser Zahlung weisen Sie anschließend sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift zu. Beide erscheinen danach nicht mehr in der Übersicht der offenen Rechnungen.
Sie können dieser Zahlung auch mehrere Rechnungen und Gutschriften zuweisen, die Sie auf diesem Weg als „bezahlt“ kennzeichnen möchten.
Vollständige Gutschrift ohne Zahlung (mit Debitoren/Kreditoren)
Haben Sie die Rechnung und die Gutschrift debitorisch bzw. kreditorisch gebucht, müssen beide Posten auch wieder ausgebucht werden.
Hierfür empfiehlt es sich, ein eigenes Basiskonto anzulegen, z. B. ein Interimskonto (1891 | 3631*). Aktivieren Sie dabei die Logik „Beleg erzeugt Zahlung“ – entweder direkt bei der Kontoerstellung oder nachträglich über den Bearbeiten-Stift in der „Kontenverwaltung“.
*(SKR03 | SKR04)
Als Soll-Versteuerer legen Sie auf dem gewünschten Basiskonto eine manuelle Zahlung zum Rechnungsdatum an (über die drei Punkte oben rechts neben „Zahlung abrufen“). Der Beleg wird automatisch dieser Zahlung zugeordnet.
Als Ist-Versteuerer soll die Umsatzsteuer erst mit der Gutschrift fällig werden. In diesem Fall erstellen Sie eine manuelle Zahlung zum Datum der Gutschrift in Höhe der ursprünglichen Ausgangsrechnung auf dem neu angelegten Basiskonto.
Die Gutschrift weisen Sie anschließend ebenfalls diesem Basiskonto zu. Dadurch wird automatisch eine Zahlung erzeugt. Hierbei gibt es keinen Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung.
Beide Zahlungen buchen Sie danach gegen das entsprechende Debitoren- bzw. Kreditorenkonto. Damit sind sowohl Rechnung als auch Gutschrift vollständig ausgeglichen.