Sollten Sie versehentlich Transaktionen oder Dokumente importiert und bereits festgeschrieben haben, ist eine vollständige Entfernung aufgrund der Richtlinien zur revisionssicheren Buchführung nicht mehr möglich. Nachfolgend erfahren Sie, welche Handlungsoptionen Ihnen dennoch zur Verfügung stehen.
Umgang mit festgeschriebenen Zahlungen
Aus technischen Gründen können Zahlungen, deren Buchungssatz bereits festgeschrieben wurde, nicht einfach gelöscht werden.
Ihnen stehen folgende Lösungswege offen:
Sie legen eine zusätzliche „Korrekturzahlung“ mit identischem Betrag, aber entgegengesetztem Vorzeichen an. Beide Vorgänge kontieren Sie anschließend auf ein Interimskonto (1590 | 1370)*. Dadurch wird der Saldo neutralisiert und die Buchungen gleichen sich rechnerisch aus.
*(SKR03 | SKR04)
oder
Sie speichern die Zahlung mit einem leeren Buchungskonto ab. Dieser Vorgang bewirkt die Aufhebung der ursprünglich festgeschriebenen Buchung, indem im Hintergrund automatisch eine Stornobuchung erzeugt wird. Die Zahlung verbleibt dann als „offen“ im System, ohne dass Sie eine neue Buchung vornehmen.
Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass Nuumera beim Export oder in den Auswertungen eine Warnmeldung ausgibt, da ungebuchte Geschäftsvorfälle existieren.
Löschen von Belegen bei festgeschriebener Buchung
Ein Dokument, das bereits mit einer festgeschriebenen debitorischen oder kreditorischen Buchung verknüpft ist, lässt sich erst dann entfernen, wenn auch die zugehörige Buchung gelöscht wurde. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die drei blauen Punkte des Kontextmenüs neben dem grünen Schlosssymbol und wählen Sie „Buchung bearbeiten“.
- Klicken Sie erneut auf die drei blauen Punkte (oder alternativ auf das Kreuzsymbol beim Buchungskonto) und wählen Sie „Buchung entfernen“.
- Im letzten Schritt löschen Sie die Buchung am Beleg durch einen Klick auf die nun blau gefärbte Schaltfläche direkt neben der Buchungszeile.
- Das System generiert automatisch eine Stornobuchung im Hintergrund. Diese bleibt auch nach der Löschung des Belegs erhalten, um die Integrität der Summen- und Saldenliste zu wahren.
Nach diesem Prozess kann der Beleg endgültig gelöscht werden.
| Hinweis: Zur Gewährleistung der Revisionssicherheit werden gelöschte Dokumente nie vollständig aus der Datenbank entfernt. Über den Filter „Gelöschte Belege“ → „anzeigen“ können Sie diese jederzeit einsehen und bei Bedarf auch wiederherstellen. |
Besonderheit: Offene-Posten-Funktion
Wenn Sie die „Offene-Posten-Buchhaltung“ nutzen, ist der Beleg fest mit der zugeordneten Zahlung verknüpft, unabhängig vom Status der Festschreibung. Solange diese Zahlung als verbucht und somit „geschlossen“ gilt, ist ein Entfernen des Belegs blockiert.
In diesem Fall müssen Sie zuerst die Verknüpfung der Buchung an der Zahlung lösen. Dies ist in der Detailansicht des Belegs unter dem Punkt „Zahlung buchen“ möglich.
Sobald die Zahlung nicht mehr den Status „gebucht“ aufweist, lässt sich die Belegzuordnung aufheben und das Dokument anschließend löschen.