Was Sie lernen werden:
- Die Installation der Nuumera Scan App für iOS und Android.
- Die einmalige und sichere Verbindung der App mit Ihrem Nuumera-Account mittels QR-Code.
- Die Anbindung und Verwaltung mehrerer Konten sowie der Kontenwechsel in der App.
- Wichtige Hinweise zum Löschen von Belegen und deren Auswirkung auf die revisionssichere Speicherung.
- Der digitale Workflow von der mobilen Erfassung bis zur finalen Verbuchung.
Mit der Nuumera Scan App wird Ihre mobile Belegsammlung einfach und effizient. Scannen Sie Rechnungen, Quittungen und Bewirtungsbelege GoBD-konform direkt mit Ihrem Smartphone. Die App überträgt die Dokumente sicher in Ihren Nuumera-Account und stellt die revisionssichere Archivierung sicher.
1. Installation der App
Sie können die "Nuumera Scan App" kostenlos im Apple App Store oder im Google Play Store herunterladen.
Suchen Sie nach "Nuumera Scan App" oder nutzen Sie den folgenden QR-Code für den direkten Download:
2. Verbindung der App mit Ihrem Nuumera-Account
Damit die App weiß, wohin Ihre Belege gesendet werden sollen, müssen Sie diese einmalig mit Ihrem Nuumera-Account verknüpfen.
2.1. Vorbereitung im Webbrowser (PC/Mac):
- Melden Sie sich in Ihrer Nuumera Webanwendung am PC oder Mac an.
- Klicken Sie oben links auf das Zahnradsymbol (Einstellungen).
- Navigieren Sie zum Bereich "Belegübertragung".
- Aktivieren Sie die Funktion "Nuumera Scan App".
- Es wird Ihnen ein individueller QR-Code zur sicheren Verknüpfung angezeigt.
2.2. Verknüpfung in der App (Smartphone):
- Öffnen Sie die installierte Nuumera Scan App auf Ihrem Smartphone.
- Folgen Sie den Anweisungen in der App, um den QR-Code von Ihrem Computerbildschirm abzuscannen.
Die App ist nun verbunden. Alle Scans werden automatisch in den Posteingang Ihres Accounts hochgeladen.
3. Mehrere Konten verbinden (für Berater und Multi-Unternehmer)
Die Nuumera Scan App unterstützt die Anbindung mehrerer Accounts. Um einen weiteren Account hinzuzufügen, loggen Sie sich im Browser in das andere Nuumera-Konto ein und generieren Sie dort unter "Belegübertragung" den neuen QR-Code.
In der App wechseln Sie unten rechts über das Zahnrad-Symbol in die Einstellungen. Unter “Meine Accounts” können Sie weitere Verknüpfungen hinzufügen und zwischen den Firmen wechseln.
Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass beim Upload der korrekte Account ausgewählt ist, da ein nachträgliches Verschieben zwischen Accounts nicht möglich ist.
4. Löschen von Belegen
Belege können in der App gelöscht werden, um die Übersicht zu wahren. Beachten Sie jedoch: Das Löschen in der App hat keinen Einfluss auf die Webanwendung. Bereits übertragene Belege bleiben in Nuumera revisionssicher gespeichert. Um einen Beleg endgültig zu entfernen, muss dies direkt in der Webanwendung erfolgen.
5. Der Workflow: Vom Scan zur Verbuchung
Die Scan App dient der reinen Belegerfassung. Nach dem Scan wird das Dokument automatisch in den Posteingang von Nuumera hochgeladen. Dort durchläuft es die automatische Texterkennung (OCR). Die Kategorisierung und endgültige Verbuchung erfolgt anschließend wie gewohnt in der Webanwendung.
Zusammenfassung
Die Kombination aus mobiler Erfassung per App und intelligenter automatischer Verarbeitung in Nuumera sorgt für einen effizienten und fehlerfreien Buchhaltungs-Workflow.