Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie die Systematik der Belegzuordnung in Nuumera funktioniert und wie auch ohne übereinstimmende Gegenpartei und/oder Rechnungsnummer mithilfe der Zahlungsreferenz eine Matchingquote von 100% erreicht werden kann.
Es erfolgt kein Belegmatching
Für das Matching von Beleg und Zahlung müssen bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Ist das nicht der Fall, ist die automatische Zuordnung nicht möglich. Beispiele hierfür sind:
- Abweichende Beträge: Der Rechnungs- und Zahlbetrag stimmen nicht überein (Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen unter Abzug von Skonto können derzeit nicht automatisch gematcht werden).
- Zeitraum überschritten: Der Beleg liegt außerhalb der definierten Datumsrange (90 Tage vor bis 30 Tage nach der Zahlung).
- Vorselektion: Der Beleg ist nicht in die engere Auswahl gekommen. Erledigen Sie insbesondere umfangreiche Buchhaltungen zeitnah, um die Anzahl der zu prüfenden Belege gering zu halten.
- Lesefehler: Der Beleg wurde durch die OCR nicht korrekt ausgelesen.
- Bereits verbucht: Die Zahlung wurde bereits manuell oder durch eine andere Regel verbucht.
Vorselektion der für das Matching in Frage kommenden Belege
Sobald eine neue Zahlung oder ein neuer Beleg in Nuumera verarbeitet wird, startet der Matchingprozess. Dieser selektiert zunächst bis zu 1.000 Belege vor, die für eine unverbuchte Zahlung infrage kommen.
Kriterien für die Vorselektion:
Datumsbereich
- Das Rechnungsdatum darf maximal 90 Tage vor und maximal 30 Tage nach dem Zahlungsdatum liegen.
Übereinstimmungen (absteigend nach Priorität)
- Betrag plus Rechnungsnummer (Re-Nr. als alleiniger Wert im Verwendungszweck)
- Betrag plus Gegenpartei
- Betrag (als schwächstes Kriterium)
Die Liste der vorselektierten Belege wird nun durch unseren „Rater“ anhand dieser Übereinstimmungen gewichtet und verarbeitet.
Matchingprozess über „Payment Reference“
Zahlungen über Dienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe enthalten oft keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, da die Rechnung im E-Commerce meist erst nach der Zahlung erstellt wird. Auch bei Überweisungen entspricht die Referenz oft nicht der Rechnungsnummer.
Damit die Zuordnung dennoch automatisiert stattfindet (besonders bei hohem Belegaufkommen), nutzt Nuumera die sogenannte „Payment Reference“. Diese muss sich zwingend auf Ihren Ausgangsrechnungen wiederfinden.
Um ein 100% Match zu erreichen, muss die Zahlungsreferenz sowohl in der Zahlung als auch auf dem Beleg vorhanden sein.
Payment Reference bei Zahlungen
Bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe erhält Nuumera die Payment Reference automatisch über die Schnittstelle mitgeliefert. Wenn Ihre Kunden überweisen, kann die Referenz im Verwendungszweck stehen.
| Wichtig: Wenn Sie Zahlungen via API oder Import übergeben, müssen Sie die Payment Reference unbedingt im dafür vorgesehenen Feld “Zahlungsreferenz” mit übergeben. |
Payment Reference bei Belegen
Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per API übermitteln oder als CSV-Datensätze importieren, übergeben Sie bitte ebenfalls unbedingt den Wert „Zahlungsreferenz“.
Erfolgt der Upload klassisch (z.B. per E-Mail, Dropbox oder manuell), muss die Referenz auf dem Beleg ausgelesen werden können. Hierfür muss eines der folgenden Signalwörter direkt vor der Payment Reference stehen:
“Verwendungszweck”, “Purpose”, “Zahlungs-ID”, “Transaction-id”, “Referenz-Nr”, “Reference-ID”, “Referenz”, “Reference”, “Zahlungsreferenz”
Diese Wörter dürfen durch ein Satzzeichen und ein Leerzeichen von der Referenz getrennt sein.
- ✅ Zulässig sind: “Referenz: 12345abc” oder “Referenz 12345abc” oder “Zahlungs-Referenz: 12345abc”.
- ❌ Nicht zulässig sind: “Referenz12345abc” (fehlendes Leerzeichen) oder lange Sätze wie “Die Referenz Ihrer Bestellung lautet: 12345abc”.
Sonderfall: Warenwirtschaftssystem „Billbee“
In Billbee können Sie im Rechnungslayout Platzhalter wie {PaymentReference} oder {PaymentTransactionID} nutzen. Diese werden automatisch via API an Nuumera übergeben, was die Matchingquote im E-Commerce massiv erhöht.