Dieser Leitfaden erläutert die wesentlichen Konfigurationsmöglichkeiten für Debitoren und Kreditoren in Nuumera. Sie erfahren alles über die Auswahl zwischen den Betriebsmodi „Sammelfunktion“ und „Selektiv“ sowie über die effiziente Verwaltung Ihrer Stammdaten.
Aktivierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Buchhalterische Einstellungen“. Im Bereich „Debitoren“ bzw. „Kreditoren“ können Sie festlegen, ob das System im Modus „Selektiv“ oder über ein „Sammelkonto“ arbeiten soll. Durch Bestätigen mit „Speichern“ wird die gewählte Methode in Nuumera scharfgeschaltet.
| Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) innerhalb der Auswertungen nur dann möglich ist, wenn die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nicht aktiv ist. |
Vergleich: „Sammelkonto“ vs. „Selektiv“
Sobald Sie für einen Geschäftspartner ein individuelles Debitoren- oder Kreditorenkonto hinterlegt haben, erkennt Nuumera dieses automatisch beim Import einer entsprechenden Rechnung. Die Wahl des Modus („Sammelkonto“ oder „Selektiv“) wird erst dann relevant, wenn für eine Gegenpartei noch kein spezifisches Konto im System existiert.
Modus: Selektiv
Wird eine Rechnung importiert, zu der kein passender Debitor oder Kreditor gefunden wird, erfolgt keine automatische Buchung auf ein Personenkonto. Der Beleg bleibt offen und kann entweder direkt mit einer Zahlung verknüpft oder manuell einem Konto zugewiesen werden. Es ist jederzeit möglich, direkt aus der Belegansicht heraus ein neues Konto zu erstellen.
Modus: Sammelkonto
In diesem Modus schlägt Nuumera bei unbekannten Gegenparteien automatisch das allgemeine Debitoren-Sammelkonto (10000) bzw. Kreditoren-Sammelkonto (70000) vor. Dieser Modus ist ideal, wenn Sie sicherstellen möchten, dass ausnahmslos alle Ein- und Ausgangsrechnungen über die Nebenbuchhaltung (debitorisch/kreditorisch) erfasst werden. Auch hier kann bei Bedarf mit wenigen Handgriffen ein individuelles Konto direkt am Beleg nachgepflegt werden.
Anlage von Debitoren und Kreditoren
Für eine einfache Erfassung sämtlicher Rechnungen auf den jeweiligen Sammelkonten genügt die einmalige Aktivierung in den Grundeinstellungen. Möchten Sie hingegen für wichtige Stammkunden oder regelmäßige Lieferanten personalisierte Konten führen, stehen Ihnen folgende Wege offen:
Erstellung über die Kontenverwaltung
In den Einstellungen finden Sie den Punkt „Kontenverwaltung“. Über die Schaltfläche „+ Neues Konto“ können Sie im Dropdown-Menü den Kontotyp (Debitor oder Kreditor) wählen. In der daraufhin erscheinenden Maske tragen Sie die Stammdaten des Partners ein.
Anlage direkt während der Belegbearbeitung
Besonders komfortabel ist die Erstellung direkt am Dokument. Wählen Sie in der Belegansicht bei Eingangsrechnungen „Kreditor zuweisen“ → „Neuen Kreditor anlegen“ oder bei Ausgangsrechnungen entsprechend „Debitor zuweisen“ → „Neuen Debitor anlegen“. Nuumera unterstützt Sie dabei, indem bereits erkannte Informationen automatisch in die Stammdatenmaske übernommen werden.
Massenupload via CSV-Import
Sollten Sie bereits über eine umfangreiche Liste an Partnerkonten aus einem Drittsystem verfügen, können Sie diese gesammelt über unsere Importschnittstelle übertragen. Details zum Format und eine passende Vorlage finden Sie in unserem Leitfaden zum Stammdaten-Import.
| Praxis-Tipp für Nuumera-Nutzer: Vollständige Stammdaten verbessern die automatische Belegerkennung signifikant. Besonders die Hinterlegung der IBAN und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) sorgt für eine nahezu fehlerfreie Zuweisung. Zudem wird die gespeicherte IBAN direkt für Zahlungsläufe verwendet, was manuelle Korrekturen bei der OCR-Auslesung überflüssig macht. |