Allgemeines zur Kassenbuchführungspflicht
Nicht jeder Gewerbetreibende unterliegt der Pflicht zur Kassenbuchführung. Falls für Sie keine Verpflichtung besteht, Sie lediglich punktuell Barzahlungen leisten und keine physische Registrierkasse nutzen, ist es möglich, Auslagen ohne separates Kassenkonto zu erfassen. Zur Klärung Ihrer individuellen Buchführungspflicht empfiehlt sich eine Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung oder dem zuständigen Finanzamt. Sofern Sie zur Führung verpflichtet sind, ist die Einrichtung eines revisionssicheren Kassenkontos erforderlich.
Definition eines revisionssicheren Kassenkontos in Nuumera
Ein Kassenkonto gilt in Nuumera als revisionssicher, wenn einmal erfasste Zahlvorgänge nicht mehr entfernt werden können. Statt einer Löschung steht Ihnen die Stornierung zur Verfügung. Hierzu nutzen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem jeweiligen Eintrag und wählen die Option „Zahlung löschen“. Nach Ihrer Bestätigung wird systemseitig automatisch eine entsprechende Stornobuchung generiert. Nach der Einrichtung eines solchen Kontos finden Sie unter dem Menüpunkt „Abschluss“ den Bericht „Kassenbuch“. Gemäß den rechtlichen Anforderungen erfolgt die Sortierung in dieser Auswertung nach dem Erfassungsdatum und nicht nach dem Belegdatum. Diese Methodik bildet die Logik eines klassischen, handschriftlichen Kassenbuchs ab. Es ist daher essenziell, Zahlungen zeitnah und in der tatsächlichen Reihenfolge ihres Anfalls zu dokumentieren.
| Hinweis: Da das revisionssichere Kassenkonto Korrekturen nur mittels Storno erlaubt, ist bei der Eingabe der Daten besondere Sorgfalt geboten. |
Einrichtung eines revisionssicheren Kassenkontos
Erstellen Sie zunächst innerhalb von Nuumera ein neues Kassenkonto. Navigieren Sie hierfür über die „Einstellungen“ zur „Kontenverwaltung“. Über die Schaltfläche „+ Neues Konto“ wählen Sie im ersten Auswahlfeld „Kasse“ aus. Vergeben Sie anschließend eine passende Kontonummer sowie eine Bezeichnung und setzen Sie den Haken bei der Option „Revisionssicher“.
Bestätigen Sie den Vorgang mit „Konto anlegen“. Wechseln Sie nun in den Bereich „Zahlungen“, wo Sie das neue Konto im Dropdown-Menü auswählen können. Über das Funktionsmenü („…“) oben rechts können Sie mittels „Zahlung manuell hinzufügen“ neue Einnahmen oder Ausgaben erfassen.
Sollten Sie Ihre Kasse außerhalb führen, besteht die Option, Transaktionen per CSV-Datei zu importieren. Wählen Sie dazu im Bereich „Zahlungen“ den Punkt „Kontoauszug importieren (CSV)“ im Menü aus. Alternativ können Ausgaben über die Funktion Beleg erzeugt Zahlung generiert werden. Diese Einstellung lässt sich in der „Kontenverwaltung“ unter „Einstellungen“ über das Bearbeiten-Symbol des Kontos verwalten.
| Wichtiger Hinweis zur Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ Sofern diese Option standardmäßig aktiviert ist, wird die Zahlung genau dann im Kassenbuch dokumentiert, wenn Sie den zugehörigen Beleg final prüfen. Dabei erfolgt keine automatische Sortierung nach dem Datum des Belegs. Falls Sie eine chronologische Bearbeitung Ihrer Belege nicht sicherstellen können, sollten Sie die Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ deaktivieren und die Einträge händisch im Kassenkonto vornehmen. |
Auswertung des Kassenbuchs
Um die Daten Ihres Kassenbuchs zu exportieren, rufen Sie den Menüpunkt „Abschluss“ auf. Wählen Sie dort „Kassenbuch“ und definieren Sie den gewünschten Zeitraum für die Analyse. Nach einem Klick auf „Anzeigen“ können Sie die Übersicht über die Symbole unten rechts als PDF-Dokument oder im CSV-Format herunterladen.
| Bitte beachten Sie: Die Darstellung im Kassenbuch erfolgt strikt fortlaufend, beginnend mit der ersten Erfassung im gewählten Zeitraum. Sollten Zahlungen aus anderen Perioden während der aktuellen Bearbeitungszeit erfasst worden sein, werden diese ebenfalls aufgeführt. Dies resultiert aus der gesetzlichen Vorgabe der fortlaufenden Kassenbuchführung, die ein nachträgliches Einfügen von Buchungen zwischen bereits bestehende Einträge untersagt. |