Dokumente lassen sich unkompliziert gesammelt via Dropbox an Nuumera übertragen. Hierzu ist eine einmalige Verknüpfung Ihres Dropbox-Kontos mit Nuumera erforderlich.
Vorgehensweise
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Belegübertragung“ → „Belegübertragung mit Dropbox“.
- Folgen Sie dem bereitgestellten Link, um Ihren persönlichen Autorisierungscode zu generieren.
- Kopieren Sie diesen Code in das entsprechende Feld in Nuumera und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Die Verbindung zu Ihrer Dropbox ist nun aktiv.
- In Ihrem Dropbox-Account finden Sie jetzt unter dem Pfad „Apps“ einen neuen Ordner namens „Nuumera“. Darin befinden sich die Unterordner „Eingangsrechnungen“ und „Ausgangsrechnungen“. Für jedes in Nuumera angelegte Basiskonto wurde im Bereich „Eingangsrechnungen“ ein spezifischer Unterordner erstellt. Für Ausgangsbelege nutzen Sie bitte den zentralen Sammelordner.
- Alle in diesen Ordnern hinterlegten Dateien werden automatisch nach Nuumera übertragen. Sie erhalten nach dem erfolgreichen Upload eine Bestätigung per E-Mail mit einer Auflistung der importierten Dokumente.
| Wichtig: Nuumera ruft die Belege aus der Dropbox ab und löscht diese dort unmittelbar nach dem Import. Falls Sie eine dauerhafte Kopie in Ihrer Dropbox behalten möchten, legen Sie die Dateien bitte zusätzlich in einem separaten Verzeichnis ab. |
Ihre Belege müssen zwingend im jeweils untersten Unterordner abgelegt werden. Dateien, die lediglich in einem übergeordneten Verzeichnis liegen, können vom System nicht erfasst werden.
Wichtige Hinweise zur Dropbox-Synchronisierung
- Warten Sie unbedingt die Bestätigungs-E-Mail über die erfolgreiche Verarbeitung ab, bevor Sie neue Dokumente in die Dropbox hochladen. So vermeiden Sie Synchronisationskonflikte wie Dubletten oder unvollständige Importe. Wir empfehlen, Belege immer stoßweise gesammelt zu übertragen.
- Die Ordnerstruktur darf weder umbenannt noch verschoben werden. Sollte die Synchronisation unterbrochen sein, trennen Sie die Verbindung in den Einstellungen und richten Sie diese neu ein. Dies ist auch notwendig, falls Ordner für neu erstellte Buchungskonten fehlen.
Hilfe bei technischen Schwierigkeiten
Sollten Probleme mit der Schnittstelle auftreten, finden Sie verschiedene Lösungsansätze in einem dedizierten Artikel in unserer Wissensdatenbank.
Datenschutzrechtliche Aspekte bei der Nutzung von Dropbox
Da Dropbox Serverkapazitäten außerhalb der Europäischen Union nutzt, sollte der Einsatz individuell geprüft werden. Um die Belegübertragung zu Nuumera GoBD- und DSGVO-konform zu gestalten, empfiehlt es sich, entsprechende Maßnahmen wie den Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (AV-Verträge) zu ergreifen.
Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir uns entschieden, eine Anbindung an Dropbox anzubieten. Viele Unternehmen nutzen diesen Dienst bereits, und die Synchronisation mit Nuumera bietet einen hohen Komfort bei der Datenverarbeitung.
Die Nutzung dieser Schnittstelle ist rein optional. Nuumera lässt sich selbstverständlich auch ohne Dropbox-Anbindung im vollen Funktionsumfang bedienen.
Diese Hinweise dienen als Entscheidungshilfe, ob Sie Dropbox für den Datenaustausch mit Nuumera verwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass Daten in der Dropbox auch nach der automatischen Löschung durch unseren Importprozess technisch gesehen oft wiederherstellbar sind.
Anbieter des Dienstes ist die Dropbox Inc., 185 Berry Street, Ste 400, San Francisco, CA 94107, USA. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Dropbox, einsehbar unter https://www.dropbox.com/de/privacy/.
Dropbox nutzt verschiedene Rechtsmechanismen für den Datentransfer aus der EU und der Schweiz in die USA. Informationen zur Zertifizierung und den Standards beim Umgang mit personenbezogenen Daten finden Sie unter diesem Link sowie unter https://www.privacyshield.gov/.