Erträge und Aufwendungen, die wirtschaftlich einer anderen Periode zuzuordnen sind als derjenigen, in der sie verbucht werden, müssen über sogenannte Rechnungsabgrenzungsposten zeitlich korrekt abgegrenzt werden.
Erläuterung zu Rechnungsabgrenzungsposten
In §252 HGB ist festgelegt, dass „Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres […] unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen sind“ (§252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Daraus folgt, dass ein Ertrag oder Aufwand aus einer Zahlung, die nicht in die richtige Periode fällt, entsprechend abzugrenzen ist. Nur so wird der Unternehmenserfolg in jeder Abrechnungsperiode korrekt dargestellt.
Ein klassisches Beispiel ist die Januarmiete, die bereits im Dezember überwiesen wird. Wirtschaftlich gehört diese Miete ins Folgejahr, obwohl die Zahlung im Vorjahr erfolgt. Damit diese Zahlung den Jahresabschluss des Vorjahres nicht verfälscht, muss ein Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden.
Die Unterscheidung zwischen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP) und passiven Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) erfolgt anhand ihrer Zuordnung zu Aktiva oder Passiva in der Bilanz.
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen
Ein aRAP liegt vor, wenn:
- die Zahlung im alten Geschäftsjahr erfolgt und
- der zugehörige Aufwand dem neuen Jahr zuzuordnen ist.
Buchungsbeispiel im SKR03
Sie haben die Miete für Januar 2021 bereits im Dezember 2020 bezahlt. Auf die Miete fallen 19 % Umsatzsteuer an, und Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt. Eine Rechnung liegt noch nicht vor, zudem wäre die Miete laut Vertrag erst am 01.01. fällig.
Am Zahlungstag buchen Sie über das Bankkonto:
Im neuen Jahr erfolgt die Umbuchung im Menübereich „Erweitert“ in Nuumera:
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Praxistipp Auch im Voraus bezahlte Jahresabonnements, z. B. für Software, müssen periodengerecht aufgeteilt werden. Wenn Sie im Oktober ein Abonnement mit 12 Monaten Laufzeit für EUR 1.200 abschließen und sofort bezahlen, ist der Aufwand auf die jeweiligen Nutzungsjahre zu verteilen. |
Die Berechnung für dieses Beispiel sieht folgendermaßen aus:
- EUR 1.200 ÷ 12 Monate = EUR 100 pro Monat
- Oktober, November, Dezember = 3 Monate im ersten Jahr, 9 Monate im zweiten Jahr
- EUR 100 × 3 = EUR 300 werden im ersten Jahr als Aufwand gebucht (z. B. Softwarekosten)
- EUR 100 × 9 = EUR 900 werden als aRAP abgegrenzt und erst im zweiten Jahr als Aufwand aufgelöst
Passive Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen
Ein pRAP liegt vor, wenn:
- der Geldeingang im alten Jahr erfolgt und
- der zugehörige Ertrag dem neuen Jahr zuzurechnen ist.
Buchungsbeispiel im SKR03
Sie erhalten im Dezember eine Zinszahlung für ein von Ihnen gewährtes Darlehen, die wirtschaftlich das kommende Jahr betrifft. Zinsen sind gemäß §4 Nr. 8a UStG umsatzsteuerfrei.
Zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs buchen Sie über das Bankkonto:
Im neuen Jahr erfolgt die Umbuchung im Bereich „Erweitert“ in Nuumera:
