Über ein „sonstiges Basiskonto“ können in Nuumera Lieferantenrechnungen verbucht werden, die über ein Prepaid-Konto abgerechnet werden. Der angezeigte Kontostand entspricht dabei stets dem aktuellen Guthaben des Prepaid-Kontos.
Prepaid-Konten in Nuumera abbilden
Lieferanten wie beispielsweise die Deutsche Post oder Google Ads verlangen von ihren Kunden häufig die Nutzung eines Prepaid-Kontos, von dem die einzelnen Rechnungen später abgebucht werden. Daraus ergeben sich besondere Anforderungen an die Buchhaltung. So darf die Vorsteuer beispielsweise nicht bereits beim Kauf des Guthabens geltend gemacht werden, sondern erst dann, wenn die jeweilige Leistung tatsächlich erbracht wurde.
In Nuumera können Sie ein solches Prepaid-Konto über ein eigenes Basiskonto abbilden.
Dazu legen Sie unter „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“ mit Klick auf „+ Neues Konto“ ein „sonstiges Basiskonto“ an. Aktivieren Sie für dieses Konto die Option „Beleg erzeugt Zahlung“.
Das neu angelegte Konto steht Ihnen anschließend unter „Zahlungen“ zur Verfügung. Über die Kontostandsanzeige oben links behalten Sie jederzeit den Überblick über das aktuell verfügbare Prepaid-Guthaben.
Einzahlungen auf das Prepaid-Konto
Wenn Sie Guthaben auf das Prepaid-Konto einzahlen, fügen Sie auf dem neu angelegten Basiskonto im Bereich „Zahlungen“ über das Kontextmenü (drei schwarze Punkte oben rechts) eine manuelle Zahlung hinzu.
Den Geldabgang auf Ihrem Bankkonto sowie den Geldzugang auf dem Prepaid-Konto buchen Sie jeweils gegen Geldtransit. Beide Buchungen gleichen sich betragsmäßig aus.
Rechnung für in Anspruch genommene Leistungen
Erhalten Sie eine Rechnung von Ihrem Lieferanten und wurde der Rechnungsbetrag bereits vom Prepaid-Guthaben abgezogen, können Sie diese Rechnung unter „Belege“ direkt dem Prepaid-Konto zuweisen.
Dabei wird automatisch eine Zahlung erzeugt, die das Guthaben auf dem Prepaid-Konto reduziert. Dies erkennen Sie am aktualisierten Kontostand oben links. Die erzeugte Zahlung verbuchen Sie anschließend im Bereich „Zahlungen“ auf das entsprechende Aufwandskonto.
Auf diese Weise wird die Vorsteuer erst dann berücksichtigt, wenn sowohl die Leistung erbracht als auch eine Rechnung vorhanden ist.
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Wichtig: Diese Vorgehensweise ist nur dann korrekt, wenn es sich um ein Guthaben handelt, das für unterschiedliche Leistungen verwendet werden kann und im Zweifel auch rückerstattungsfähig ist. Eine Prepaid-Waschkarte für ein Auto erfüllt diese Voraussetzungen in der Regel nicht und wird umsatzsteuerlich als sogenannter Einzweck-Gutschein im Sinne des § 3 Abs. 13f UStG behandelt. In diesem Fall erfolgt der Vorsteuerabzug bereits zum Zeitpunkt der Aufladung. |