Mit Automatisierungsregeln arbeiten

Was Sie lernen werden:

• Einrichtung von Automatisierungsregeln für die Verarbeitung von Belegen und Zahlungen.
• Verfügbare Kriterien (z. B. Betrag, Verwendungszweck) für die Regelerstellung.
• Funktionen und Aktionen (z. B. Kontierung, Belegzuweisung), die automatisch ausgelöst werden.
• Praxisnahe Beispiele und wertvolle Tipps für den täglichen Einsatz.

Automatisierungsregeln in Nuumera ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Geschäftsvorfälle vollständig zu automatisieren. Sobald eine Regel aktiv ist, übernimmt das System die Bearbeitung im Hintergrund, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Aktivierung und Systematik

Automatisierungsregeln erstellen und verwalten Sie direkt unter dem Menüpunkt "Einstellungen" → "Automatisierungsregeln".

Die Regeln greifen immer dann, wenn neue Belege oder Zahlungen in das System importiert werden. Auf bereits bestehende oder bereits verbuchte Vorgänge haben nachträglich erstellte Regeln keinen Einfluss.

Für eine optimale Nutzung bei Eingangsrechnungen stellen Sie sicher, dass die Arbeit mit Kreditoren aktiviert ist. Analog dazu müssen Debitoren aktiviert sein, um Regeln für Ausgangsrechnungen zu nutzen. Details hierzu finden Sie in unserem Guide zur Buchung mit Debitoren und Kreditoren.

Das System folgt einer logischen „Wenn/Dann“-Systematik. Sie definieren Bedingungen (Wenn), bei deren Erfüllung Nuumera eine spezifische Aktion (Dann) ausführt.

Regel-Kriterien (Die „Wenn“-Seite)

Die „Wenn“-Seite definiert die Bedingungen. Sie wählen zunächst den Bereich (Zahlung, Eingangsbeleg oder Ausgangsrechnung) und legen dann Kriterien und Operatoren fest.

Bereich Zahlungen:

• Gegenpartei: Der Absender oder Empfänger der Zahlung.
• Betrag: Der exakte Wert oder ein Wertebereich.
• Verwendungszweck: Analyse des Buchungstextes.

Bereich Eingangsbelege:

• Gegenpartei: Der Rechnungssteller (Lieferant).
• Rechnungsnummer: Spezifische Nummerkreise.
• Betrag: Der Rechnungsbetrag.
• Volltext: Der gesamte ausgelesene Text des Belegs (OCR-Erkennung).

Bereich Ausgangsrechnungen:

• Gegenpartei: Der Rechnungsempfänger (Kunde).
• Rechnungsnummer: Identifikation über die Rechnungs-ID.
• Betrag: Der Verkaufsbetrag.
• Volltext: Analyse aller auf der Rechnung enthaltenen Informationen.

Kriterien lassen sich mit Operatoren wie "ist", "enthält", "größer als" oder deren Umkehrungen ("ist nicht") verknüpfen. Mehrere Bedingungen können per UND-Verknüpfung kombiniert werden.

Funktionen (Die „Dann“-Seite)

Wenn die Bedingungen erfüllt sind, kann Nuumera folgende Aktionen automatisch ausführen:

Beleglos markieren: Hilfreich für Transaktionen ohne Einzelbeleg, wie Bankgebühren oder Zinsen.

Kontieren auf: Der Geschäftsvorfall wird direkt auf ein Buchungskonto gebucht. In Ihrer Übersicht erscheint die Zeile direkt grün und muss nicht mehr manuell bestätigt werden.

Buchungsvorschlag auf: Überschreibt den Standardvorschlag der KI, lässt die Buchung aber für eine finale manuelle Kontrolle offen.

Kreditor/Debitor zuweisen: Ordnet Belege automatisch den korrekten Personen-Sammelkonten zu.

Tipps und Praxisbeispiele

So setzen Sie Automatisierungen im Alltag ein:

• Zahlungen:
  • Wenn Verwendungszweck enthält „Miete“, dann kontiere auf „Raumkosten“.
  • Wenn Gegenpartei ist „PayPal“, dann kontiere auf „Geldtransit“.
• Eingangsbelege:
  • Wenn Betrag größer als „1.000 €“, dann setze Buchungsvorschlag auf „Wareneinkauf“ zur manuellen Prüfung.
• Ausgangsbelege:
  • Wenn Volltext enthält „Export Schweiz“, dann kontiere auf „Erlöse Drittland“.