Was Sie lernen werden:
- Die Gründe, weshalb Rechnungen im Spam-Filter landen können und welche Rolle SPF sowie DMARC dabei spielen.
- Die Voraussetzungen für einen SPF-Eintrag für MailerSend (notwendig bei strikten DMARC-Richtlinien).
- Die korrekte Konfiguration oder Ergänzung eines SPF-Eintrags in Ihren DNS-Einstellungen.
- Mögliche Lösungswege, falls Nachrichten weiterhin als Spam eingestuft werden.
In der Regel sind keine manuellen Schritte erforderlich, um eine zuverlässige Zustellung Ihrer Rechnungen zu gewährleisten. Nuumera greift auf die Infrastruktur von MailerSend zurück, welche bereits vollständig für den E-Mail-Versand authentifiziert und technisch legitimiert ist.
Ein manueller Eingriff ist lediglich dann vonnöten, wenn für Ihre Domain eine restriktive DMARC-Policy (beispielsweise p=reject oder p=quarantine) aktiv ist. In diesem speziellen Fall muss MailerSend über einen SPF-Eintrag in Ihren DNS-Einstellungen autorisiert werden, um Zustellungsabbrüche zu vermeiden.
Wann ist die Hinterlegung eines SPF-Eintrags erforderlich?
Ein SPF-Eintrag wird nur dann zwingend benötigt, wenn Ihre Domain eine strikte DMARC-Policy vorgibt. Trifft dies zu, sollte MailerSend als berechtigter Versender in den SPF-Record Ihrer Domain aufgenommen werden. Sofern Sie neben MailerSend noch weitere eigene Mailserver verwenden, müssen diese ebenfalls im SPF-Eintrag aufgeführt sein.
Welche Folgen hat ein fehlender SPF-Eintrag?
Meistens erfolgt die Zustellung auch ohne SPF-Eintrag reibungslos. Setzt der Provider des Empfängers jedoch sehr strenge DMARC-Prüfungen ein, könnten E-Mails ohne diesen Eintrag abgewiesen oder als potenziell unsicher eingestuft werden.
Technischer Hintergrund: Absenderidentität (Sender Identity) und DMARC
Nuumera verschickt Nachrichten über eine „Sender Identity“, also unter Nutzung Ihrer verifizierten Absenderadresse. Dies klappt im Normalfall ohne zusätzliche DNS-Konfigurationen. Sollte Ihre Domain jedoch eine Policy wie p=reject nutzen, könnten Mails blockiert werden. Hier bestünde die Möglichkeit, die Policy auf p=none oder p=quarantine herabzustufen. Eine solche Anpassung sollte jedoch nur nach Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung erfolgen.
Besonderer Hinweis zu Providern wie Outlook
Einige Anbieter, insbesondere Microsoft Outlook, nutzen proprietäre Spam-Filter, die unabhängig von SPF- und DMARC-Vorgaben arbeiten. Es kann daher vorkommen, dass korrekt validierte E-Mails dennoch im Junk-Ordner landen. Auf diese providerinternen Filterprozesse haben wir keinen Einfluss.
Vorgehensweise zur Einrichtung eines SPF-Eintrags
Melden Sie sich im Administrationsbereich Ihres Domain-Providers an (z. B. IONOS, Strato, all-inkl.).
- Navigieren Sie zur Domainverwaltung und öffnen Sie dort die DNS-Konfiguration.
- Erstellen Sie einen neuen TXT-Record oder modifizieren Sie den bereits vorhandenen SPF-Eintrag:
Falls noch kein SPF-Record existiert:
v=spf1 include:_spf.mailersend.net ~all
Falls bereits ein SPF-Record für andere Dienste genutzt wird:
Ergänzen Sie den Eintrag um MailerSend. Ersetzen Sie dabei include:beispielserver.de durch Ihre aktuell genutzten Werte:
v=spf1 include:_spf.mailersend.net include:beispielserver.de ~all
Alternative Lösungen bei anhaltenden Spam-Problemen
Sollten Ihre Nachrichten trotz optimaler DNS-Einstellungen weiterhin im Spam-Ordner landen, empfehlen wir folgende Schritte:
- Nutzung der Standard-Absenderadresse: Entfernen Sie die eigene Versandadresse (Sender Identity) in den Einstellungen. In diesem Fall wird automatisch unsere Systemadresse
rechnungsversand@nuumera.deverwendet. - Empfängersensibilisierung: Bitten Sie Ihre Kunden, Ihre Absenderadresse explizit zur Liste sicherer Absender (Whitelist) hinzuzufügen.
- Externer Versandweg: Wickeln Sie den Rechnungsversand bei Bedarf über ein externes E-Mail-System außerhalb von Nuumera ab.