Importfehler bei CSV-Dateien

Wenn ein CSV-Import fehlschlägt, liegt dies meist entweder an der Formatierung der Datei oder an der zugrunde liegenden Buchungslogik.

Datei auf Formatierungsfehler prüfen

Schwierigkeiten beim Einlesen von CSV-Dateien können vielfältige Ursachen haben. Besonders häufig sind fehlerhafte Formatierungen, Leerzeilen, unzulässige Sonderzeichen oder nicht sichtbare Zeilenumbrüche verantwortlich.

Hinweis: Zur Überprüfung der Datei auf strukturelle Fehler empfehlen wir die Nutzung von NotePad++ oder eines vergleichbaren Editors. Das Bearbeiten und Speichern von CSV-Dateien mit Excel kann – insbesondere bei Mac-Systemen – zu Formatierungsfehlern führen, welche die Datei für Nuumera unbrauchbar machen.

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste zur Prüfung Ihrer Datei sowie Erläuterungen zu Fehlermeldungen und Lösungen für spezielle Buchungskonstellationen.

Checkliste für den Import

1. Handelt es sich um eine rein kommagetrennte Datei? (Dateien mit Tabulatortrennung werden nicht unterstützt.)
2. Sind alle Pflichtfelder in jeder Zeile ausgefüllt? Fehlende Werte in Pflichtspalten verhindern den Import.
3. Wurden überflüssige Spalten oder Leerzeilen entfernt? Diese sollten vor dem Hochladen gelöscht werden.
4. Stimmt die Zeichenlänge der Werte? (Minimum: 2 Zeichen, Maximum: 500 Zeichen pro Feld).
5. Ist die Datei jahresrein? Für jedes Buchungsjahr muss in Nuumera eine separate Datei importiert werden.
6. Ist die Zeichencodierung korrekt (Vermeidung von z. B. asiatischen Schriftzeichen)?
7. Befinden sich unerwünschte Zeilenumbrüche innerhalb der Datenfelder?
8. Wurden Steuerschlüssel ("BU-Schlüssel") für Automatikkonten angegeben? Diese Konten dürfen nur ohne Steuerschlüssel übergeben werden, da Nuumera hier fest definierte Steuersätze anwendet.

*DATEV-Automatikkonten sind im offiziellen Kontenrahmen (z. B. SKR03/04) durch die Kennzeichnungen „AV“ (Vorsteuer) oder „AM“ (Umsatzsteuer) ersichtlich.

Versteckte Zeilenumbrüche entfernen

Um unsichtbare Zeilenumbrüche zu eliminieren, öffnen Sie die Datei zunächst in Excel und speichern diese im Format .xls oder .xlsx ab.

Identifizieren Sie mithilfe von Notepad++ die betroffene Spalte (häufig der Verwendungszweck). In Excel können Sie diese Brüche in einer neuen Spalte korrigieren, indem Sie folgende Formel verwenden: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);" ") (wobei I2 die Zelle mit dem fehlerhaften Text darstellt).

Kopieren Sie die Formel für die gesamte Spalte, wählen Sie anschließend "Werte einfügen", um die Formeln durch statischen Text zu ersetzen, und löschen Sie danach die ursprüngliche Spalte mit den Fehlern.

Speichern Sie das Dokument abschließend wieder als CSV-Datei ab, bevor Sie den Import in Nuumera erneut starten.

Erläuterung häufiger Fehlermeldungen

Ungültige oder leere Pflichtfelder
Erscheint die Meldung "Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig", prüfen Sie das Format (z. B. beim Datum: TT.MM.JJJJ). Bei der Meldung "Wert ist leer" muss der fehlende Inhalt im Pflichtfeld ergänzt werden.

Betrag
Die Meldung "Der Betrag ist ungültig" deutet oft darauf hin, dass bei der gewählten Konfiguration (z. B. Soll/Haben-Logik) negative Vorzeichen verwendet wurden. In diesen Fällen muss der Betrag als positiver Wert formatiert sein.

Konten
Lauten die Fehlermeldung "Konto nicht verfügbar", fehlen die entsprechenden Konten noch in Ihrem Nuumera-Account. Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) können Sie vorab per Stammdaten-Import anlegen. Individuelle Sachkonten müssen manuell in der Kontenverwaltung erstellt werden.

Steuerschlüssel
Die Meldung "Steuerschlüssel wird nicht unterstützt" tritt oft auf, wenn Steuerschlüssel zusammen mit Automatikkonten importiert werden sollen. Diese Konten verarbeiten keine zusätzlichen BU-Schlüssel. Details hierzu finden Sie im Artikel zur Logik der Steuerschlüssel.

Sachverhalt L+L
Falls der Fehler "Sachverhalt L+L kann nicht verarbeitet werden" auftritt, prüfen Sie das entsprechende Feld. Aktuell wird hier ausschließlich der Sachverhalt 7 unterstützt.

Festschreibekennzeichen
Hier sind lediglich die Werte "0" oder "1" zulässig. Prüfen Sie die entsprechende Spalte auf abweichende Einträge.

Prüfung auf nicht importierbare Buchungslogik

Es lassen sich nur solche Geschäftsvorfälle importieren, die auch bei einer manuellen Erfassung in Ihrem Nuumera-Account zulässig wären. Wenn ein Import scheitert, versuchen Sie testweise, die Buchung manuell im System anzulegen, um die Zulässigkeit zu prüfen.

Typische Ausschlusskriterien sind:

• Buchung auf ein GWG-Konto trotz aktiver Sammelposten-Einstellung.
• Verwendung von Steuerschlüssel 95 ohne die entsprechende Kleinunternehmer-Konfiguration.
• Unzulässige Kombinationen wie "Basiskonto an Basiskonto".
• Direkte Buchungen auf Umsatzsteuer-Sammelkonten.

Steuerliche Abschlussbuchungen
Das direkte Bebuchen von Umsatzsteuerkonten zum Jahresabschluss ist in Nuumera nicht vorgesehen. Solche Zeilen sollten aus der Importdatei entfernt werden.

Buchungsschlüssel bei Automatikkonten
Da Automatikkonten in Nuumera (z. B. Erlöse 19%) den Steuersatz bereits implizit enthalten, müssen diese in der CSV-Datei entweder ohne Schlüssel oder mit dem Wert "0" übergeben werden. Nuumera nutzt beim Import automatisch den hinterlegten Steuersatz des Kontos.

Direktbuchungen zwischen Basiskonten
Buchungen von einem Basiskonto (z. B. Bank) direkt auf ein anderes (z. B. Kasse) sind nicht erlaubt. Nutzen Sie hierfür beim Import das Konto Geldtransit (1360 / 1460)*. Die entsprechende Gegenbuchung erfolgt nach dem Import manuell im Bereich "Erweitert".

Rechnungsabgrenzung (ARAP/PRAP)
Kombinationen von Abgrenzungskonten mit steuerrelevanten Konten führen zu Fehlern, da ARAP/PRAP-Konten in Nuumera nicht mit Steuer belegt werden dürfen. Diese Fälle sollten manuell über die "Erweiterte Suche" gebucht werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Aktive & passive Rechnungsabgrenzungsposten buchen.