Warn- und Fehlermeldungen bei der Erstellung oder Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) resultieren häufig aus unvollständigen Buchungen von Zahlungen und Belegen oder hängen mit der Formatierung der hinterlegten Unternehmensdaten zusammen.
Sie haben Buchungen auf dem Konto “XXXX” erfasst
„Sie haben Buchungen auf das Konto XXXX getätigt. Diese können derzeit noch nicht korrekt für die Eintragung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet werden. Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Sollte diese Warnung erscheinen, wurde ein Konto genutzt, dessen Buchungen für die UStVA nicht automatisch ausgewertet werden können. Ein typisches Beispiel ist das Konto Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug (3165 I 5965)*. Diese spezifische Konstellation (Steuerschlüssel §13b mit Umsatzsteuer-, aber ohne Vorsteuerausweis) kann systemseitig aktuell nicht automatisiert abgebildet werden.
In diesem Fall empfehlen wir, die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht direkt über Nuumera, sondern via Elster einzureichen. Die Steuerbeträge der betreffenden Konten müssen hierfür manuell berechnet und eingetragen werden.
*(SKR03 | SKR04)
Buchungen entgegen der “normalen Logik”
„Sie haben Buchungen entgegen der 'normalen' Logik erfasst (bspw. Zahlungsausgänge als Ertrag, Zahlungseingänge als Aufwand), welche den Betrag von EUR 100,00 je Buchung (oder den Betrag von EUR 400,00 insgesamt) überschreiten. Dies kann gewollt sein, kann jedoch auch ein Fehler sein. Tipp: Für 'durchlaufende Posten' empfiehlt es sich, für Ein- und Auszahlung das Interimskonto 1590 I 1370 anzusprechen.“
Diese Meldung besagt, dass ein Zahlungseingang als Aufwand oder ein Ausgang als Erlös kategorisiert wurde. Dies kommt beispielsweise vor bei einer Rückerstattung nach Warenrücksendung, einer Stornierung oder einer Gutschrift an einen Kunden.
Sofern einer dieser Fälle vorliegt, kann die Warnung in der Regel ignoriert werden. Sie dient lediglich als Hinweis auf eine Abweichung vom Standard-Buchungsmuster. Zur Sicherheit sollten Sie jedoch Ihre Summen- und Saldenliste kurz prüfen.
Unbestätigte Buchungen
„Es befinden sich XXX unbestätigte Buchungen mit Buchungs- oder Leistungsdatum innerhalb des abgefragten Zeitraums. Sie finden diese in Zahlungen, Eingangsbelege, Ausgangsbelege und Erweitertes Buchen.“
Dieser Hinweis bedeutet, dass nicht alle Transaktionen (bzw. Belege mit Personenkontenzuordnung bei Bilanzierern) final verbucht wurden. Die Buchhaltung für den Zeitraum ist somit noch nicht vollständig. Über die Links in der Meldung können Sie die offenen Posten direkt aufrufen und nachbearbeiten.
Nicht festgeschriebene Buchungen
„Achtung: Im abgefragten Zeitraum sind noch XXX nicht festgeschriebene Buchungen. Bitte schreiben Sie Buchungen zeitnah fest, spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Gehen Sie hierzu unter 'Abschluss' auf den Reiter 'Jetzt festschreiben'.“
Für eine ordnungsgemäße UStVA setzt die Finanzverwaltung voraus, dass alle Buchungen revisionssicher fixiert sind. Um die GoBD-Konformität zu wahren, sollten Sie alle Buchungen vor der Übermittlung festschreiben. Ein Festschreibedatum, das nach dem Übermittlungsdatum liegt, kann bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.
Nicht verbuchte Belege
„Achtung: Sie haben in der auszuwertenden Periode einzelne Belege nicht verbucht. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Eingangsrechnungen die Vorsteuer zum Rechnungs-/Leistungsdatum geltend machen sollten. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Belege noch kreditorisch einzubuchen.“
Dieser Hinweis erscheint, wenn Belege mit einem Rechnungsdatum im aktuellen Zeitraum existieren, die jedoch:
- weder in dieser Periode bezahlt und verbucht wurden,
- noch kreditorisch (also als offene Verbindlichkeit) erfasst wurden.
Da der Vorsteuerabzug sowohl bei der Soll- als auch bei der Ist-Versteuerung grundsätzlich zum Leistungsdatum erfolgt, sollten periodenübergreifende Vorgänge stets kreditorisch gebucht werden, um den Abzug im richtigen Zeitraum sicherzustellen.
Fehlermeldungen durch Elster
Direkte Rückmeldungen von Elster erscheinen in Nuumera meist in einem Pop-up-Fenster und folgen einem technischen Schema, wie zum Beispiel:
„Das Feld '$/.../DatenLieferant[1]/Telefon[1]$’ darf maximal 20 Zeichen enthalten.“
Solche Fehler deuten fast immer auf Formatierungsprobleme in den Stammdaten hin. Ein wichtiger Hinweis zur Lösung ist der letzte Begriff im Pfad – in diesem Fall „Telefon“. Dies zeigt an, dass die hinterlegte Rufnummer zu lang ist.
Weitere häufige Ursachen sind Sonderzeichen im Firmennamen oder eine fehlerhafte Steuernummer. Korrigieren Sie die entsprechenden Angaben in Nuumera unter „Unternehmensdaten“ in den Bereichen „Systemdaten“, „Firmendaten“ oder „Steuerliche Informationen“.