Projektverwaltung und Kostenstellen

Innerhalb von Nuumera ist die Projektverwaltung direkt in das Kostenstellen-System integriert. Sobald Sie eine neue Kostenstelle definieren, lässt sich parallel dazu ein Projekt anlegen. Hierfür finden Sie neben der eigentlichen Kostenstelle ein zusätzliches Eingabefeld für die Projektbezeichnung.

Kostenstellen-Management

Mithilfe von Kostenstellen können Sie fundierte Analysen durchführen, um beispielsweise die Wirtschaftlichkeit bestimmter Produktgruppen, Standorte oder einzelner Abteilungen zu bewerten.

Das System hinterlegt die gewählte Kostenstelle automatisch im jeweiligen Buchungsvorschlag. Bei identischen Geschäftsvorfällen in der Zukunft schlägt Nuumera die entsprechende Kostenstelle zusammen mit dem Buchungskonto direkt wieder vor.

Projektverwaltung in Nuumera aktivieren

Bevor Sie die Projektfunktionen nutzen können, müssen diese freigeschaltet werden. Navigieren Sie hierzu in den Bereich „Einstellungen“ und wählen Sie „Kostenstellen / Projektverwaltung“. Dort setzen Sie einen Haken bei der Option „Kostenstellen nutzen“ und speichern die Änderung ab. Im Anschluss erscheint eine Liste Ihrer bestehenden Kostenstellen sowie die Funktion zum Anlegen neuer Projekte oder Kostenstellen.

Projekte neu anlegen

Sie haben zwei Möglichkeiten, neue Projekte zu erstellen: Entweder zentral in den Einstellungen unter „Kostenstellen / Projektverwaltung“ oder unmittelbar während der Bearbeitung einer Buchung.

In den Systemeinstellungen finden Sie auf der rechten Seite die Schaltfläche „Neue Kostenstelle“, um Projekte vorab zu definieren.

Alternativ können Sie direkt in den Ansichten „Belege“, „Zahlungen“ oder „Erweitert“ im Feld „KS“ das Menü öffnen und dort die Funktion „Neue Kostenstelle anlegen“ wählen.

Zuweisung von Projekten

Die Verknüpfung mit einem Projekt erfolgt über das Kürzel-Feld „KS“. Während der Buchungserfassung können Sie über dieses Feld ein Dropdown-Menü aufrufen, das Ihnen alle bereits angelegten Projekte auistet, um das passende auszuwählen.

Es ist zudem möglich, einfach die Kostenstellennummer oder den Projektnamen direkt in das Feld einzutippen; Nuumera zeigt Ihnen dann sofort die entsprechenden Treffer an.

Projekte auswerten und analysieren

Für die Analyse Ihrer Projekte nutzen Sie am besten den Export der BWA oder EÜR. Beim Erstellen dieser Auswertungen steht Ihnen die Option „Nach Kostenstellen aufschlüsseln“ zur Verfügung. In der resultierenden CSV-Datei werden die Daten nach Kostenstellen getrennt aufgeführt, was eine gezielte Projektauswertung ermöglicht. Zudem ist die Projekt- oder Kostenstelleninformation in jedem Export von Buchungssätzen und Belegen enthalten.

Besonderheiten der Projektverwaltung im SKR42

Bei der Verwendung des SKR42, der für Vereine und gemeinnützige Körperschaften optimiert ist, übernimmt die Projektverwaltung eine zentrale Steuerungsfunktion. Das Kostenstellenfeld dient hier der klaren Trennung verschiedener Tätigkeitsbereiche.

Daher ist die Projektverwaltung bei Nuumera-Accounts mit SKR42-Kontenrahmen bereits ab Werk aktiv und mit folgenden Standard-Kostenstellen vorkonfiguriert:

Nutzung der Kostenstelle 2

Ergänzend zur primären Kostenstelle lässt sich in den Optionen eine zweite Kostenstelle (KS2) freischalten. Im Gegensatz zur ersten Variante fungiert die KS2 als reines Freitextfeld innerhalb der Buchungszeile. Diese Option wird verfügbar, sobald die generelle Kostenstellen-Nutzung in den Einstellungen aktiviert wurde.

Während die erste Kostenstelle meist für grobe Strukturen wie Abteilungen oder Vereinssphären genutzt wird, erlaubt die Kostenstelle 2 die Erfassung feingliedriger Details wie spezifische Produkte oder Dienstleistungen. Wichtig zu wissen: Die KS2 wird beim DATEV-Export übertragen, erscheint jedoch nicht in den internen BWA-Auswertungen von Nuumera.