Für den Fall einer Betriebsprüfung können sämtliche relevanten Datensätze und Informationen aus Nuumera gemäß dem „Audicon-Beschreibungsstandard“ exportiert werden.
Informationen zur Betriebsprüfung
Sollte eine Betriebsprüfung mit der Anforderung einer „Datenträgerüberlassung“ (der sogenannte „Z3-Zugriff“) anstehen, empfehlen wir Ihnen, zunächst Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten. Meistens genügt es, dem Prüfer den GDPdU-Export zur Verfügung zu stellen, der direkt aus der Kanzleisoftware Ihres Steuerberaters generiert wurde.
Nur wenn explizit ein mittelbarer oder unmittelbarer Datenzugriff auf das System „Nuumera“ verlangt wird, sollten Sie die Daten direkt aus Nuumera übergeben.
Der Prüfungsexport (GDPdU-Export) aus Nuumera bündelt alle Dateien und Details, die für eine behördliche Prüfung relevant sind. Die Finanzverwaltung empfiehlt hierfür die Bereitstellung im Audicon-Beschreibungsstandard. Da weder das Format noch der exakte Umfang gesetzlich starr definiert sind, orientiert sich der GDPdU-Export von Nuumera strikt an den Empfehlungen der Finanzverwaltung und deckt alle wesentlichen Dokumente nach dem Audicon-Standard ab.
Allgemeine Informationen zur Systematik des GDPdU-Exports
Wir raten dazu, die folgenden Details zur Arbeitsweise von Nuumera in Ihre Verfahrensdokumentation aufzunehmen.
Das System Nuumera nutzt eine über Jahre hinweg fortlaufende Journalnummer, die nicht mit dem Beginn eines neuen Geschäftsjahres zurückgesetzt wird.
Bei der Ist-Versteuerung werden Umbuchungen (etwa von „nicht fällig“ auf „19% USt.“) durch die gewählte Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) sowie die vorgenommene Belegzuordnung gesteuert.
| Wichtig: Da Änderungen an der Belegzuordnung oder der Besteuerungsart das Ergebnis des Exports beeinflussen können, führen Sie den Export bitte stets mit der Besteuerungsart durch, die im zu prüfenden Zeitraum gültig war. |
Umbuchungen im Rahmen der Ist-Versteuerung werden zusätzlich zur Journalnummer mit einem Suffix gekennzeichnet. Dieser Anhang besteht aus einem Bindestrich und einer fortlaufenden Ziffer. Falls beispielsweise die Buchung „Bank an Debitor“ die Journalnummer 123 trägt und eine USt-Umbuchung erfolgt, erhält letztere die Nummer „123-1“.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Export-Dateien und deren Aufbau:
Enthaltene Dateien
- Firmenstammblatt.csv
- Journal.csv
- Kontenblaetter.csv
- Kontenplan.csv
- Umsatzsteuer.csv
- index.xml
- gdpdu-01-08-2002.dtd
Die Datei index.xml definiert die Spaltenstrukturen der CSV-Dateien angelehnt an den Audicon-Standard. Die Datei gdpdu-01-08-2002.dtd enthält die technischen Definitionen des Standards und ist für das Einlesen der Daten in die Systeme der Betriebsprüfer notwendig.
Aufbau der Datei Journal.csv
Die „Journal.csv“ listet alle festgeschriebenen Buchungen des gewählten Zeitraums in einer lückenlosen und nach Journalnummern sortierbaren Abfolge auf. Es können auch Buchungen aus angrenzenden Perioden enthalten sein, sofern deren Festschreibung in den Auswertungszeitraum fiel.
- Journalnummer (fortlaufend basierend auf Zeitstempel von Erfassung und Festschreibung)
- Buchungsdatum (Tag der Erfassung oder Änderung)
- Journaldatum (Tag der Festschreibung)
- Belegdatum (Tag des Geschäftsvorfalls)
- Buchungsnummer (Interne Belegnummer von Nuumera)
- Buchungstext
- Buchungsbetrag
- Sollkonto
- Sollbetrag
- Habenkonto
- Habenbetrag
- USt-Konto Soll
- USt-Betrag Soll
- USt-Konto Haben
- USt-Betrag Haben
- Kostenstelle
- Beleglink (systembedingt leer)
- Leistungsdatum (falls vom Belegdatum abweichend)
- Datum Zuordnung Steuerperiode (relevant für die USt-Voranmeldung)
Aufbau der Datei Kontenblaetter.csv
Die Datei „Kontenblaetter.csv“ enthält sämtliche festgeschriebenen Buchungen, strukturiert nach den jeweiligen Kontenblättern. Bei abweichendem Leistungsdatum erfolgt die Darstellung von Vor- und Umsatzsteuer in den Kontenblättern nach dem Rechnungsdatum. Die exakte steuerliche Fälligkeit ist daher über das Journal unter Einbeziehung des Leistungsdatums zu ermitteln. Die Datei „Umsatzsteuer.csv“ liefert hingegen – analog zur Voranmeldung in Nuumera – eine korrekte Berechnung unter Berücksichtigung beider Daten.
- Journalnummer
- Kontonummer
- Kontobezeichnung
- Datum (Tag der Erfassung oder Änderung)
- Buchungsnummer (Interne Belegnummer von Nuumera)
- Buchungstext
- Gegenkonto
- Sollbetrag
- Habenbetrag
- USt_Konto
- USt_Prozent
Aufbau der Datei Kontenplan.csv
Diese Datei enthält das gesamte Verzeichnis der verfügbaren Buchungskonten.
- Kontonummer
- Kontenbezeichnung
- Kontenkategorie
- Kontenunterart (entspricht der BWA-Kategorie)
- USt_Position (Kennziffer der UStVA, sofern nicht durch BU-Schlüssel definiert)
- USt (hinterlegter Steuersatz)
- Zuordnung_EU (EÜR-Position)
- Zuordnung_Aktiva (Bilanzposition Aktiv – aktuell optional)
- Zuordnung_Passiva (Bilanzposition Passiv – aktuell optional)
- Zuordnung_GuV (GuV-Kategorie – aktuell optional)
Aufbau der Datei Umsatzsteuer.csv
In der „Umsatzsteuer.csv“ sind alle Kennziffern der Umsatzsteuer-Voranmeldung aufgeführt. Dabei steht „BMG“ für die Bemessungsgrundlage und „Steuer“ für den darauf entfallenden Steuerbetrag.