Erfahren Sie hier, wie Sie einen neuen Account erstellen, Berechtigungen für Mandanten festlegen und die Verknüpfung mit Ihrem Hauptzugang realisieren.
Festlegen des Hauptkontos
Bevor Sie mit der Einrichtung von Mandanten beginnen, sollten Sie ein eigenes Benutzerkonto für Ihre Kanzlei anlegen. Dieses dient als zentrale Verwaltungseinheit für alle Ihre Mandate. Sie können dieses Konto auch für Ihre eigene Buchführung oder zu Vorführzwecken verwenden. Auf Anfrage schalten wir Ihr Hauptkonto bei Nuumera gerne dauerhaft kostenfrei für Sie frei.
Erstellung von Mandantenkonten
Sobald Ihr Hauptkonto einsatzbereit ist, können Sie neue Mandanten hinzufügen. Bitte halten Sie hierfür folgende Daten Ihres Mandanten bereit:
- E-Mail-Adresse des Mandanten
- Vollständiger Name und Anschrift
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) & IBAN (wichtig für die automatisierte Belegerkennung)
- Gewünschter Kontenrahmen und Sachkontenlänge
- Optional: Zugangsdaten für das Online-Banking (die Verknüpfung kann alternativ später gemeinsam mit dem Mandanten erfolgen)
Um ein neues Mandantenkonto anzulegen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:
- Registrieren Sie den Mandanten zunächst mit einer E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben (nicht die finale Adresse des Mandanten), und die noch nicht bei Nuumera registriert ist.
- Konfigurieren Sie die notwendigen Grundeinstellungen (z. B. den Kontenrahmen) und tragen Sie die Stammdaten unter dem Menüpunkt „Unternehmensdaten“ ein. Hinterlegen Sie dort insbesondere die USt.-ID, die IBAN sowie die exakte Firmenbezeichnung laut Rechnungsstellung, um eine optimale Erkennungsrate der Belege zu gewährleisten. Tauschen Sie zudem unter „Allgemeine Firmendaten“ Ihre E-Mail-Adresse gegen die des Mandanten aus.
- Navigieren Sie zu „Unternehmensdaten“ → „Systemdaten/Ansprechpartner“ und überschreiben Sie die zur Registrierung genutzte Adresse mit der tatsächlichen E-Mail-Adresse Ihres Mandanten.
- Wechseln Sie nun in die „Nutzerverwaltung“ → „Nutzer hinzufügen“. Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres primären Nuumera-Hauptkontos ein. Wählen Sie als Rolle zwingend „Master“ aus.
- Bestätigen Sie die Verknüpfung über den Link in der empfangenen E-Mail. Das Mandantenkonto ist nun erfolgreich mit Ihrem Hauptzugang verbunden.
- Melden Sie sich im Anschluss aus dem Mandantenaccount ab.
Falls Sie die Zugriffsrechte des Mandanten einschränken möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Loggen Sie sich über Ihr Hauptkonto ein und rufen Sie den entsprechenden Mandanten auf.
- Öffnen Sie die Nutzerverwaltung. Über das Stift-Symbol können Sie die Rolle des Mandanten anpassen, beispielsweise auf „Klient/Mandant“ oder „Klient/Mandant (Nicht-Bucher)“.