rodat-FIBU: Buchungssätze und Belege importieren

Erfahren Sie hier, wie der Import von Buchungssätzen mit Belegbildverknüpfung aus Nuumera in die rodat-FIBU durchgeführt wird.

Wichtige Hinweise und Prozessablauf

Innerhalb von MICRODAT erfolgt das Einlesen von Buchungssätzen und den dazugehörigen Belegen getrennt voneinander. Zunächst sollten Sie die Buchungsdaten (beispielsweise im DATEV-CSV-Format) importieren und im Anschluss die Belegbilder hochladen. Das System sorgt beim Import dafür, dass die Belege den bereits vorhandenen Buchungssätzen automatisch zugewiesen werden.

Seit der rodat-FIBU Version 6.33 ist die Funktion „Buchungsbelege importieren“ verfügbar. Diese ermöglicht es, Belegdokumente vollautomatisch den einzelnen Positionen eines Buchungsvorlaufs zuzuordnen. Dabei unterstützt das Programm den Import von Bilddateien, Textdokumenten oder komprimierten Archiven.

Die Verknüpfung zwischen einer Buchung und dem entsprechenden Beleg basiert auf der laufenden Buchungsnummer, die bei Nuumera identisch mit dem Dateinamen des Belegs ist. Konfigurieren Sie den Import so, dass die Buchungsnummer zur Zuordnung aus der Spalte „Beleginfo – Inhalt 1“ (Spalte 22) extrahiert wird. Der Dateiname setzt sich aus dieser Nummer und der jeweiligen Dateiendung zusammen.

Ein Beispiel: Weist eine Buchung im Feld „Beleginfo – Inhalt 1“ die Nummer 7325 auf, erkennt das System eine Datei namens 7325.PDF automatisch als zugehörigen Beleg an.

Besonderheit bei Mehrfachbelegen pro Buchungssatz

Falls einem einzelnen Buchungssatz mehrere Belege zugeordnet sind, werden diese Dateien mit den Anhängen „_1“, „_2“ etc. exportiert. In diesem Fall wird systembedingt nur das erste Dokument automatisch verknüpft. Im Feld „Beleginfo 4“ (Spalte 28) finden Sie die Rechnungsnummern aller zugehörigen Belege kommagetrennt aufgelistet. Da PRODAT die automatische Zuweisung mehrerer Dokumente zu einer einzigen Buchungszeile nicht unterstützt, muss die Zuordnung in solchen Fällen händisch vorgenommen werden.

Schritte für den Importvorgang

1. Kopieren Sie die Belegdateien in ein separates, vorzugsweise leeres Verzeichnis.
2. Wählen Sie diesen Ordner in der Anwendung „Buchungsbelege importieren“ aus.
3. Definieren Sie die zu importierenden Dateitypen (Bilder, Dokumente oder Archive).
4. Legen Sie fest, über welches Feld der Buchung die Referenz zum Beleg hergestellt werden soll.
5. Wählen Sie den entsprechenden Buchungsvorlauf aus, für den die Belege eingelesen werden sollen.

Diese Konfigurationen werden mandantenspezifisch gesichert und müssen somit nicht bei jedem Vorgang neu eingegeben werden. Nach Abschluss des Imports erstellt das System ein Protokoll, das die Zuordnung zwischen der Buchungsnummer im Vorlauf und der importierten Datei dokumentiert.