Artikel & Leistungen als CSV Datei importieren

Was Sie lernen werden:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Import von Artikeln mittels CSV-Datei
Übersicht über die notwendigen Pflichtangaben in Ihrer Datei
Erläuterung der Duplikatskontrolle (Datensätze überspringen vs. aktualisieren)
Nutzung der Historie zur Korrektur oder zum Rückgängigmachen von Importvorgängen

Die Import-Schnittstelle in Nuumera erlaubt es Ihnen, Artikelstammdaten sowie Dienstleistungen zeitsparend in das System zu übertragen. Dies ist besonders hilfreich, um Daten aus anderen Programmen zu migrieren oder Ihre Preislisten gesammelt zu aktualisieren.

1. Anforderungen an die CSV-Datei

Die Artikeldaten werden über eine CSV-Datei hochgeladen. Eine entsprechende Formatvorlage stellen wir Ihnen hier zum Abruf bereit.

Definition der Datenfelder und Pflichtangaben

Für den Import stehen verschiedene Felder zur Verfügung. Beachten Sie bitte die Pflichtfelder, da diese Informationen für eine korrekte Rechnungsstellung in Nuumera unverzichtbar sind:

Feldbezeichnung	Details	Pflichtfeld
Bezeichnung	Name des Produkts oder der Leistung. Dieses Feld dient Nuumera zur Identifizierung von Duplikaten.	Ja
Menge	Vorgabemenge oder aktueller Bestand.	Ja
Einheit	Maßeinheit (z. B. Stück, Stunden, Meter).	Ja
USt. %	Anzuwendender Steuersatz (z. B. 19 oder 7).	Ja
Einzelpreis	Preis pro Einheit (je nach Konfiguration Netto oder Brutto).	Ja
Beschreibung	Optionale Zusatzinformationen für die Darstellung auf Belegen.	Nein

2. Durchführung des Imports

Rufen Sie über das Zahnrad-Symbol (oben links) den Menüpunkt Datenimport auf.
Wählen Sie im Bereich "Artikel (CSV)" die Option "Zum Import".
Datei hochladen: Schieben Sie Ihre CSV-Datei per Drag & Drop in das Fenster oder nutzen Sie die Dateiauswahl Ihres Betriebssystems.
Spalten zuordnen: Verknüpfen Sie die Spaltenköpfe Ihrer Datei mit den Feldern der Nuumera-Datenbank.
Duplikate steuern: Legen Sie fest, wie Nuumera verfahren soll, wenn ein Artikel mit exakt derselben Bezeichnung bereits im System vorhanden ist:

Vorhandene Artikel überspringen
- Logik: Nur neue Artikel werden hinzugefügt.
- Effekt: Bestehende Datensätze werden nicht angetastet.
Vorhandene Artikel überschreiben
- Logik: Existierende Einträge werden mit den neuen Werten aus der CSV-Datei aktualisiert.
- Anwendungsfall: Ideal für eine massenweise Preisanpassung.
Gesamten Import abbrechen
- Logik: Das System stoppt den Import sofort, falls eine bekannte Bezeichnung gefunden wird.
- Effekt: Es erfolgt keinerlei Datenübernahme.

3. Artikelverwaltung

Nachdem der Import abgeschlossen ist, können Sie alle Einträge in der Artikelverwaltung prüfen und bei Bedarf manuell anpassen.

4. Import-Verlauf

Am unteren Ende des Bereichs “Datenimport” finden Sie die Historie. Unter “Zum Import-Verlauf” werden Ihnen die letzten Vorgänge mit Datum, Benutzer und der Menge der Datensätze angezeigt.

Sollte ein Import fehlerhaft gewesen sein (beispielsweise durch falsche Zuordnungen), lässt sich dieser komplett rückgängig machen:

Öffnen Sie den Import-Verlauf.
Wählen Sie den betreffenden Vorgang aus.
Klicken Sie auf "Löschen".
- Ergebnis: Alle durch diesen Importlauf erzeugten Änderungen werden revidiert (neu angelegte Artikel werden gelöscht, aktualisierte Werte werden auf den vorigen Stand zurückgesetzt).