In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Erlöse oder Aufwendungen in Nuumera debitorisch bzw. kreditorisch erfassen. Zudem erhalten Sie wichtige Hinweise zur Buchungssystematik, die bei der Arbeit mit Personenmitkonten beachtet werden sollten.
Erfassung von Aufwand oder Ertrag direkt am Beleg
Innerhalb der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung erfolgt die Buchung von Aufwendungen oder Erlösen stets unmittelbar am Beleg. Dies stellt sicher, dass die Leistung genau zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bzw. Leistungserbringung dokumentiert wird.
| Tipp: Grundlegende Informationen zur Bedeutung von Debitoren und Kreditoren sowie Entscheidungshilfen für deren Einsatz finden Sie in unserem Artikel „Grundlagen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung“ in der Nuumera Wissensdatenbank. |
Sobald Sie in Nuumera die Debitoren- und Kreditorenfunktion aktivieren, wird neben der gewohnten Belegverwaltung das Menü „Belege“ freigeschaltet. Dies ermöglicht direkte Buchungen am Dokument ohne Umwege. Unterhalb der automatisch ausgelesenen Daten finden Sie bei Eingangsrechnungen das Feld „Beleg kreditorisch erfassen“ und bei Ausgangsrechnungen die Option „Beleg debitorisch erfassen“.
Über das Listensymbol in den Feldern „Kreditor zuweisen“ oder „Debitor zuweisen“ können Sie flexibel entscheiden: Legen Sie ein neues Personenmitkonto an, nutzen Sie das Sammelkonto oder ordnen Sie den Beleg einem bestehenden Kontakt zu. Bei bekannten Partnern erfolgt die Zuweisung automatisch. Ein Klick auf „Speichern“ oder „Speichern & Weiter“ schließt die Buchung des Umsatzes bzw. Aufwands ab.
So wird die Buchung im Bereich „Belege“ visualisiert:
Darstellung in der Summen- und Saldenliste (SuSa)
Durch die debitorische oder kreditorische Buchung generieren Sie in Nuumera automatisch einen offenen Posten. In der Summen- und Saldenliste Ihrer Auswertungen wird der entsprechende Debitor oder Kreditor mit einem Saldo geführt.
Parallel dazu werden diese Salden auf den entsprechenden Kontrollkonten gespiegelt: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren, 1400 | 1200)* bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren, 1600 | 3300)*. Diese Werte fließen direkt in die Aktiva oder Passiva Ihrer Bilanz ein.
Im SuSa-Beispiel entspricht Buchungsnummer 3 dem offenen Posten für den Kreditor 70012 Hetzner, gebucht gegen Verbindlichkeiten (1600 | 3300)* und den Aufwand Internetkosten (4925 | 6810)*. Nummer 4 zeigt den späteren Ausgleich durch die Bankzahlung.
*(SKR03 | SKR04)
Buchung des Zahlungsausgleichs
Nach Begleichung der Rechnung erscheint die Transaktion auf Ihrem Bankkonto im Bereich „Zahlungen“. Nuumera erkennt passende Belege oft automatisch und schlägt Ihnen direkt den Ausgleich gegen das entsprechende Debitoren- oder Kreditorenkonto vor. Auch bei einer manuellen Zuweisung wird dieser Buchungsweg priorisiert.
| Wichtig: Bei der Zahlung wird kein erneuter Aufwand oder Erlös gebucht. Da die Steuer (Umsatz- oder Vorsteuer) bereits mit dem Beleg erfasst wurde, erfolgt der Ausgleich des Personenkontos immer steuerneutral. Die Zahlung dient rein dazu, den offenen Posten zu schließen: |
Selbst bei der Ist-Versteuerung ist eine Buchung mit Steuer an der Zahlung weder nötig noch möglich. Nuumera erledigt die Umbuchung der Umsatzsteuer von „nicht fällig“ auf „fällig“ automatisch im Hintergrund, sobald der Beleg der Zahlung zugewiesen wird. Weitere Details bietet unser Artikel zur Ist-Versteuerung in der debitorischen Buchhaltung.
Vermeidung von Doppelerfassungen
Nuumera verfügt über ein integriertes Prüfsystem: Wird einer Zahlung ein Beleg zugewiesen, prüft die Software, ob dieser bereits debitorisch oder kreditorisch gebucht wurde. Ist das der Fall, lässt das System nur noch die Buchung gegen das Personenkonto zu, um eine doppelte Erfassung von Aufwand oder Erlös zu verhindern.
Umgekehrt gilt: Möchten Sie einen Beleg debitorisch/kreditorisch erfassen, der bereits direkt gegen Aufwand/Erlös mit einer Zahlung verknüpft ist, muss diese Verknüpfung erst gelöst werden.
| Praxistipp: Diese Automatik erlaubt es Ihnen, Nuumera selektiv zu nutzen. Buchen Sie nur die Partner über Debitoren/Kreditoren, bei denen Zahlungsziele bestehen oder Periodenüberschneidungen vorliegen. Alle anderen Vorfälle können schlank direkt über das Bankkonto abgewickelt werden. |
Besonderheiten im Nuumera-Workflow
Für einen reibungslosen Ablauf beachten Sie bitte folgende spezifische Funktionen in unserer Software:
Filter für „ungebuchte“ Belege
Um den Überblick zu behalten, nutzen Sie im Menü „Belege“ den Filter „Ungebucht“. Hier werden alle Dokumente ausgeblendet, die bereits einem Personenmitkonto oder direkt einer Zahlung zugewiesen wurden.
| Hinweis: Da auch Belege mit Teilzahlungen hier ausgeblendet werden können, ist es ratsam, konsequent erst den Beleg zu buchen und danach die Zahlung zuzuordnen. |
Einschränkung bei „Beleg erzeugt Zahlung“
Belege für Konten mit der Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ (z.B. Kasse) können nicht debitorisch/kreditorisch verbucht werden. Da hier die Zahlung sofort mit dem Rechnungsdatum erstellt wird, entsteht technisch kein offener Posten. Für Barzahlungen, die dennoch kreditorisch erfasst werden sollen, wählen Sie den Weg über den Upload mit Kontenzuordnung und fügen die Zahlung in der Kasse manuell hinzu.
Umgang mit Skonto
Skontoabzüge werden in Nuumera direkt an der Zahlung verbucht. Auch wenn ein Skonto fest eingeplant ist, erfassen Sie am Beleg zunächst den vollständigen Bruttobetrag. Um die Differenz bei der Zahlung auszugleichen und den Posten vollständig zu schließen, wird der Skontobetrag mit negativem Vorzeichen erfasst. Mehr dazu unter Skonti richtig verbuchen.