Mithilfe der Rechnungsfreigabe-Funktion können Master-Nutzer gezielt einzelne Belege für den Zahlungsverkehr autorisieren. Anwender mit der Berechtigungsstufe „Mitarbeiter“ sind dadurch darauf beschränkt, ausschließlich diese freigegebenen Posten zu begleichen.
Aktivierung
Innerhalb der „Einstellungen“ → „Rechnungsfreigabe“ haben Sie als Master-Nutzer die Möglichkeit, den Freigabeprozess zu initialisieren. Optional lässt sich dabei ein Schwellenwert (Mindestbetrag) definieren. Alle Rechnungsbeträge, die unter dieser Grenze liegen, erfordern keine explizite Autorisierung und können direkt beglichen werden.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen und auf „Speichern“ geklickt haben, ist das Verfahren inklusive des definierten Limits aktiv.
Dieser Prozess kann durch einen Master-Nutzer jederzeit deaktiviert oder zu einem späteren Zeitpunkt mit angepassten Parametern erneut in Betrieb genommen werden. Auch eine nachträgliche Justierung des Mindestbetrags ist möglich.
Eingangsbelege zur Zahlung freigeben
Im Bereich „Eingangsbelege“ können Master-Nutzer die Freigabe entweder über das blaue Drei-Punkte-Menü direkt neben dem Beleg:
oder innerhalb der detaillierten Belegansicht über das entsprechende Freigabe-Symbol steuern:
Eine bereits erteilte Freigabe kann an diesen Stellen bei Bedarf jederzeit wieder entzogen werden.
Sobald ein Beleg autorisiert wurde, erhält er zur besseren Übersicht das Label „Freigegeben“.
Zudem können Sie über die Filterfunktion unter „Zahlstatus“ gezielt nach dem Attribut „freigegeben“ suchen, um sich eine Liste aller zur Zahlung bereitstehenden Dokumente anzeigen zu lassen.
Überweisungen durchführen
Master-Nutzer behalten grundsätzlich das Recht, Zahlungen auch für Belege ohne explizite Freigabe direkt aus der Software heraus zu veranlassen. Mitarbeiter ohne diese administrativen Rechte sind hingegen auf jene Belege beschränkt, die vorab freigegeben wurden. Diese Einschränkung greift gleichermaßen beim Export einer „Überweisungsdatei“ im Bereich „Abschluss“.
Beträge unterhalb des konfigurierten Mindestwerts bedürfen keiner manuellen Bestätigung durch den Master und können von allen berechtigten Mitarbeitern unmittelbar zur Zahlung angewiesen werden.
Weiterführende Details zur Abwicklung von Zahlungen und Sammelüberweisungen finden Sie in unserem Fachartikel Überweisungen ausführen in der Nuumera Wissensdatenbank.