Zusätzlich zur direkten Zahlungsanweisung aus der Applikation heraus haben Sie die Möglichkeit, im Bereich „Abschluss“ eine strukturierte Überweisungsdatei für Ihr Online-Banking zu generieren.
Erstellung der Überweisungsdatei
Um Ihre Überweisungsdatei zu erstellen, navigieren Sie zu Abschluss > Überweisungsdatei. Definieren Sie den gewünschten Zeitraum für die Belegselektion und klicken Sie auf „Weiter“.
Wählen Sie nun die Rechnungen aus, die beglichen werden sollen. Nach einem Klick auf „Weiter“ können Sie die vom System ausgelesenen Informationen, wie Beträge oder Verwendungszwecke, kontrollieren und bei Bedarf über das Bearbeiten-Symbol (Stift) individuell anpassen.
Im finalen Schritt legen Sie fest, ob die SEPA-XML-Datei als Sammelüberweisung oder für Einzelüberweisungen generiert werden soll. Sammelüberweisungen haben den Vorteil, dass sie oft mit einer einzigen TAN autorisiert werden können und bankseitig meist kostengünstiger sind. Der Nachteil: Viele Banken führen den gesamten Betrag als einen Summenposten auf dem Kontoauszug. Dies erschwert die spätere automatisierte Zuordnung der Einzelbelege in Nuumera erheblich. Wir empfehlen daher in der Regel die Erstellung von Einzelüberweisungen.
Ob eine Sammelüberweisung in Ihrem Banking-System wieder aufgesplittet dargestellt wird, hängt von der Konfiguration des Rechenzentrums Ihrer Bank ab.
Durch Aktivierung der Option „Mit 'Zahlung ausgelöst' markieren“ erhalten die gewählten Belege in Ihrem Account direkt einen entsprechenden Status-Tag. Nach erfolgreicher Plausibilitätsprüfung können Sie die XML-Datei herunterladen und in Ihr Banking-Programm importieren.
Fehlermeldungen beim Bank-Import
Sollte Ihr Banking-Programm die Datei ablehnen, prüfen Sie bitte zuerst, ob die korrekte Bankverbindung als Belastungskonto ausgewählt wurde. Da Nuumera ein standardisiertes XML-Format liefert, liegt bei weiteren Fehlern oft eine bankenspezifische Anforderung vor. In diesem Fall ist es ratsam, die Datei Ihrem Bankberater vorzulegen. Die meisten Institute bieten XML-Validierungstests an, die Aufschluss über die genaue Fehlerquelle geben.
IBAN-Logik bei der Arbeit mit Kreditorenkonten
Ist einer Eingangsrechnung ein Kreditorenkonto mit hinterlegter Bankverbindung zugewiesen, priorisiert das System diese Daten: Für die Überweisungsdatei wird immer die IBAN aus dem Kreditoren-Stammsatz verwendet. Fehlt dort eine IBAN oder ist kein Kreditor zugewiesen, nutzt Nuumera die durch die Texterkennung (OCR) auf dem Beleg gefundene IBAN.
Wichtig: Wenn Sie die IBAN während des Überweisungslaufs korrigieren, wird diese Änderung nicht automatisch in die Stammdaten des Kreditors übernommen.
Um eine Kreditoren-IBAN dauerhaft zu aktualisieren, bearbeiten Sie das entsprechende Konto bitte unter Einstellungen > Kontenverwaltung über das Bearbeiten-Symbol.
Alternativ können Sie Sammelzahlungen auch direkt in der Belegübersicht über die Massenbearbeitung anstoßen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Sammelüberweisung mehrerer Belege ausführen.