Die Buchhaltung eines Onlinehändlers hat einige Besonderheiten – im Folgenden werden diese beispielhaft anhand einer Amazon-Buchhaltung beschrieben. Bitte beachten Sie: Es handelt sich hierbei um Hinweise, die idealerweise vor der Datenübernahme einmal mit dem Steuerberater abgestimmt werden sollten.
Überprüfung Ihrer Amazon-Buchhaltung
Durch die Vielzahl an Verkäufen kann es in der Buchhaltung eines Onlinehändlers herausfordernder sein, den Überblick zu behalten und die Richtigkeit der Daten laufend zu kontrollieren.
In Nuumera stehen Ihnen jedoch mehrere Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Amazon-Buchhaltung schnell und nachvollziehbar plausibilisieren können.
Amazon-Konten plausibilisieren
Wenn Sie Ihren Amazon-Account anbinden, wird pro Marktplatz ein eigenes Zahlungskonto in Ihrem Nuumera-Account eingerichtet.
Um zu prüfen, ob alle Amazon-Zahlungen vollständig importiert wurden, können Sie den in Nuumera angezeigten Kontostand als Kontrollsumme heranziehen.
Die einzelnen Marktplatz-Konten sollten grundsätzlich einen Kontostand von EUR 0,– aufweisen, da sich die Buchungen innerhalb eines Settlement Batches in Summe ausgleichen: Eingänge abzüglich Gebühren und Payout ergeben zusammen wieder EUR 0,–.
Wenn der Kontostand unter „Zahlungen“ auf einem Ihrer Amazon-Konten nicht EUR 0,– beträgt, deutet das nicht zwingend auf einen Fehler hin. Häufig kommen folgende Ursachen infrage:
Zahlungen wurden gelöscht
Ein Amazon-Settlement-Report orientiert sich nicht an klassischen Buchhaltungsperioden. Wenn Sie also ab einem bestimmten Stichtag mit der Amazon-Buchhaltung in Nuumera starten und der erste Bericht noch Zahlungen aus einer Vorperiode enthält, sollten Sie diese idealerweise nicht löschen – sonst verliert der Kontostand seine Funktion als Kontrollsumme.
Falls Sie Zahlungen dennoch entfernen möchten, sollten Sie auf dem betreffenden Amazon-Konto einen Anfangsbestand erfassen, damit der Kontostand nach dem vollständigen Import eines Berichts wieder EUR 0,– ergibt.
Zahlungen befinden sich auf einem „Backup“-Konto
Bei der erstmaligen Verknüpfung Ihres Amazon-Accounts werden zusätzlich zu den Marktplatz-Konten auch weitere Konten angelegt, z. B. „Amazon“ oder „Amazon_de Prod.“. Diese dienen als „Backup“-Konten für Zahlungen, die sich aus verschiedenen Gründen keinem konkreten Marktplatz zuordnen lassen.
| Wichtig: Löschen Sie diese Buchungskonten nicht. |
Wenn Ihnen auf einem Marktplatz-Konto Buchungen zu fehlen scheinen, prüfen Sie bitte zuerst die „Backup“-Konten. Es kann sein, dass sich die betroffenen Zahlungen dort befinden.
Sobald Sie Zahlungen auf einem „Backup“-Konto gefunden haben, klären Sie bitte, zu welchem Marktplatz sie gehören. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie fügen die Zahlungen manuell auf dem richtigen Marktplatz-Konto hinzu und löschen sie auf dem „Backup“-Konto, oder
- Sie verbuchen die Zahlungen auf dem „Backup“-Konto und gleichen den Saldo anschließend gegen Geldtransit (1360 | 1460)* aus. Den gleichen Betrag buchen Sie danach auf dem korrekten Marktplatz-Konto ebenfalls gegen Geldtransit (1360 | 1460)* wieder ein.
So stimmt der Kontostand auf dem betroffenen Marktplatz-Konto wieder.
*(SKR03 | SKR04)
Es fehlen Zahlungen
Wenn der Kontostand eines Amazon-Kontos nicht EUR 0,– beträgt, prüfen Sie anhand der Summen- und Saldenliste, ab welchem Datum sich der Saldo nicht mehr regelmäßig auflöst.
Sobald Sie den Zeitraum eingegrenzt haben, können Sie den betreffenden Bericht erneut importieren, um die Vollständigkeit zu überprüfen. Eine Anleitung finden Sie im Artikel zur Fehlerbehebung bei Amazon.
Bitte beachten Sie: Damit ein Geschäftsvorfall in der Summen- und Saldenliste erscheint, müssen die Zahlungen auf Ihren Amazon-Konten auch tatsächlich verbucht sein.
Konto „Geldtransit“ plausibilisieren
Amazon zahlt Ihnen in regelmäßigen Abständen die vereinnahmten Beträge aus. Den Zahlungseingang sehen Sie auf Ihrem Bankkonto, auf den Amazon-Konten erscheint dazu passend ein Zahlungsabgang mit dem Titel „Payout“.
Sowohl den Zahlungseingang auf dem Bankkonto als auch den Zahlungsabgang auf dem Amazon-Konto buchen Sie als erfolgsneutralen Geldtransit. Standardmäßig steht dafür das Konto Geldtransit (1360 | 1460)* zur Verfügung.
Je nach Aufbau Ihrer Buchhaltung kann es sinnvoll sein, ein individuelles Sachkonto für Amazon-Auszahlungen anzulegen (auf Basis des bestehenden Geldtransit-Kontos). Da die Ein- und Ausgänge jeweils in gleicher Höhe erfasst werden, muss sich der Saldo dieses Kontos stets wieder auf EUR 0,– ausgleichen.
Wenn der Saldo des Kontos Geldtransit (1360 | 1460) oder eines von Ihnen angelegten Transitkontos nicht EUR 0,– beträgt, kommen häufig folgende Gründe infrage:
Ein Payout wurde auf ein anderes Konto gebucht
Suchen Sie unter „Zahlungen“ per Volltextsuche nach „Payout“, um alle Payouts auf den Amazon-Konten anzuzeigen. Prüfen Sie, ob diese Zahlungen einheitlich auf dasselbe Konto gebucht wurden. Danach prüfen Sie ebenfalls per Volltextsuche die Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto.
Es fehlt eine Zahlung auf dem Bankkonto
Ist der Geldabgang (Payout) auf dem Amazon-Konto vorhanden, aber kein entsprechender Geldeingang auf dem Bankkonto, fehlt dort vermutlich eine Zahlung. Überprüfen Sie die Vollständigkeit z. B. mit der Summen- und Saldenliste oder der Funktion „Kontostand berechnen“.
Es fehlt ein Amazon-Report
Ist der Bankeingang vorhanden, aber kein Payout auf dem Amazon-Konto sichtbar, spricht das dafür, dass ein kompletter Bericht nicht importiert wurde. Im Artikel zur Fehlerbehebung bei Amazon erfahren Sie, wie Sie Reports nachträglich importieren können.
Kontierungstipps
Besprechen Sie die richtige Verbuchung und Kontierung der Amazon-Geschäftsvorfälle unbedingt mit Ihrem Steuerberater. Je nach Einzelfall können sich die korrekten Kontierungen unterscheiden. Die folgenden Punkte sind daher als Vorschläge bzw. Orientierung zu verstehen.
Gebühren
In Ihrem Nuumera-Account werden Gebühren, die direkt einem Umsatz zugeordnet werden können, in der Regel automatisch vom Bruttoerlös abgesplittet und als Teilbuchung dargestellt.
Unter „Einstellungen“ → „Automatisierungsregeln“ können Sie ein Buchungskonto festlegen, auf das Gebühren automatisch gebucht werden sollen.
Als mögliches Aufwandskonto kann z. B. Nebenkosten des Geldverkehrs (4970 | 6855)* genutzt werden. Den Steuersatz wählen Sie entsprechend der jeweiligen Gebührenrechnung von Amazon.
In der Vergangenheit war Amazon vielfach als im EU-Ausland ansässiger Anbieter tätig. Sofern eine ordnungsgemäße Rechnung mit entsprechendem Hinweis vorliegt, konnten Leistungen von Amazon häufig dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen. Falls sich bei Amazon Rahmenbedingungen ändern, ist der Steuersatz entsprechend der aktuellen Gebührenrechnung anzupassen.
Wenn Sie die Gebührenrechnung von Amazon kreditorisch verbuchen, können Sie in den „Einstellungen“ zusätzlich das passende Kreditorenkonto hinterlegen. Damit die Rechnung als „bezahlt“ markiert wird, empfiehlt es sich, diese dem Payout der jeweiligen Periode zuzuordnen.
*(SKR03 | SKR04)
Amazon Current Reserve Amount
Der „Amazon Current Reserve Amount“ ist ein von Amazon einbehaltener Reservebetrag, der in der Regel im nächsten Settlement Report als „Amazon Previous Reserve Amount Balance“ wieder gutgeschrieben wird.
Beide Zahlungen können Sie auf das Interimskonto Durchlaufende Posten (1590 | 1370)* buchen. Nach der Wiedergutschrift sollte dieses Konto wieder ausgeglichen sein.
Amazon Payouts
Als „Payout“ wird auf dem Amazon-Konto der Betrag ausgewiesen, den Amazon an Sie ausgezahlt hat. Der Betrag geht auf dem bei Amazon hinterlegten Bankkonto ein.
Die Auszahlung auf dem Amazon-Konto und der Geldeingang auf dem Bankkonto entsprechen sich betragsgleich.
Sie buchen sowohl den Amazon-Payout als auch den Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto gegen Geldtransit (1360 | 1460)*.
Weitere Hinweise dazu finden Sie auch im Abschnitt „Konto ‚Geldtransit‘ plausibilisieren“.
Umsatzerlöse
Eine Übersicht zu möglichen Verbuchungsvarianten für Umsatzerlöse im Onlinehandel finden Sie im Artikel zur Vorbereitung der OSS-Meldung (One-Stop-Shop-Verfahren).
Tipps zur Automatisierung
Nuumera automatisiert Ihre Buchhaltung bereits standardmäßig in hohem Umfang. Mit den folgenden Funktionen können Sie den Grad der Automatisierung zusätzlich weiter ausbauen.
Ausgangsrechnungen debitorisch buchen oder importieren
Um die Verbuchung der Zahlungen auf dem Amazon-Konto zu vereinfachen, kann es sinnvoll sein, Ausgangsrechnungen debitorisch zu erfassen. Dann sind die Zahlungseingänge unter „Zahlungen“ im Wesentlichen nur noch Debitorenausgleiche, die anschließend über die Sammelfunktion gesammelt bestätigt werden können.
Zudem enthalten Ausgangsrechnungen – im Gegensatz zu reinen Zahlungen – alle Informationen, die für eine korrekte umsatzsteuerliche Behandlung erforderlich sind.
Alternativ zur debitorischen Erfassung bietet sich der CSV-Import von Buchungssätzen an: Wenn Sie Umsätze bereits als debitorische Buchungssätze aus Warenwirtschaft oder Faktura exportieren können, lassen sich diese in Ihren Nuumera-Account importieren. Damit sind die Ausgangsrechnungen bereits verbucht und müssen nicht mehr manuell nachbearbeitet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel zum Import von Ausgangsrechnungen per CSV.
Sammelfunktion
Die Sammelfunktion finden Sie am unteren Ende der Ansicht „Belege“ oder „Zahlungen“. Dort lassen sich alle aktuell sichtbaren Geschäftsvorfälle auswählen. Mit passender Filterung können Sie so sehr viele Vorgänge mit wenigen Klicks bearbeiten und verbuchen.
Automatisierungsregeln
Mit Automatisierungsregeln können Sie die oben beschriebenen Geschäftsvorfälle weiter automatisieren. Beispiele und Hintergründe finden Sie im Artikel Mit Automatisierungsregeln arbeiten.
Belegmatching über die Payment-Referenz
Über die „Payment Referenz“ lässt sich die Zuordnung von Ausgangsrechnungen zu den passenden Zahlungen häufig nahezu vollständig verbessern. Da es sich um einen eindeutigen Wert handelt, ist die Zahlungsreferenz ein sehr gutes Kriterium für das Matching.
Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Belegmatching verstehen und optimieren.